dinsdag 24 mei 2011

Familieweekend Familie Witloks, 16/17 april 2011

Opdrachtgever: Michael Witlox
Opdracht en rol: Het mee organiseren van een familieweekend voor de familie Witlox, op 16 en 17 april 2011.

Verloop opdracht: Michael Witlox is een bekende van mijn zus. Ik hoorde via haar dat hij een familieweekend moest organiseren voor ongeveer 60 familieleden. Vervolgens heb ik hem benaderd of ik hem kon bijstaan in verschillende processen zodat ik hiermee verschillende competenties zou kunnen behalen.


De ontwikkelde competenties:
In de voorbereiding.


1: Probleemanalyse (niveau 2)
2: Oordeelsvorming (niveau 2)
3: Verbeeldingskracht (niveau 2)
4: Innovativiteit (niveau 2)



Competentie: Probleemanalyse


(S)ituatie: Voor de competentie probleemanalyse kwam ik al snel een geschikte situatie tegen. De verschillen in leeftijd zijn erg groot binnen deze familie. Al jaren duurt het familieweekend drie dagen en wordt er overnacht in een slaapboerderij. De (vele) jongeren in deze familie zien dit graag zo voortgaan, de ouderen daarin tegen slapen liever thuis en willen graag een nieuwe opzet.(T)aken: Ik heb dit probleem geformuleerd en ben aan verschillende oplossingen gaan denken. Met als belangrijkste vraag: Hoe creëer je een programma van twee dagen dat voor alle leeftijden geschikt is? Mijn taak was het hierop een antwoord te vinden.
(A)ctie: Ik ben in de familie rond gaan vragen hoe zij erover dachten en ik heb op internet gezocht naar verschillende dagjes uit. Hieruit heb ik mijn conclusies getrokken.
(R)esultaat: Ik heb de voor- en nadelen bij elkaar gezet en vanuit hier ben ik gaan werken aan een oplossing voor dit probleem. Ik kwam tot een oplossing die bij iedereen goed is bevallen.
(T)erugblik: Ik heb gemerkt bij deze opdracht en bij projecten op school dat je bij een probleem eerst duidelijk moet formuleren wat dat probleem nu is. Daarna is het belangrijk dat je een onderzoek doet met bronnen waar je echt wat aan hebt. Dan kun je de voor- en nadelen tegen elkaar afwegen en een goede conclusie trekken. Deze manier van werken is mij goed bevallen, het is eenvoudig en duidelijk. En in dit geval heeft het goed gewerkt.

Competentie: Oordeelsvorming


(S)ituatie: De familie heeft jaarlijks een evaluatie, ik ben aanwezig geweest bij de evaluatie van het vorige jaar. Met de organisatoren van vorig jaar en dit jaar hebben we geëvalueerd.
(T)aken: Ik was voorzitter tijdens deze vergadering en moest ervoor zorgen dat iedereen zijn zegje kon doen en heb genoteerd wat er werd verteld.
(A)ctie: De verschillende uitspraken heb ik opgeschreven en genoteerd. Hier heb ik vervolgens een overzicht van gemaakt en samen met de aanwezigen de voor- en nadelen van de verschillende opties tegenover elkaar gezet. Om zo tot een oordeel te komen voor het aanstaande familieweekend.
(R)esultaat: Het resultaat hiervan was dat we tot een logische oplossing kwamen waarin alle partijen zich konden vinden. Het oordeel was vrij duidelijk, er moest een betere combinatie gevonden worden in wat voor ‘jong en oud’ aantrekkelijk is.
(T)erugblik: Het is belangrijk op meningen te peilen van verschillende partijen en de resultaten hiervan te analyseren voor je een oordeel vormt. De manier van werken die ik hierbij heb gebruikt (voor- en nadelen benoemen per situatie) is mij goed bevallen en zal ik in de toekomst wederom gaan gebruiken.

Competentie: Verbeeldingskracht


(S)ituatie: Het was voor mij vooral belangrijk om te weten te komen wat de ouderen in de familie wilde. Omdat ik zelf jong ben, ben ik me bewuster van wat deze doelgroep wil. Zelf had ik ook al wat ideeën voor de ouderen en wilde deze tijdens wat gesprekken over brengen op deze doelgroep. En ze zo in laten zien naar welk eindresultaat ik wilde werken.
(T)aken: Ik moest dus zowel de mening van de ouderen weten als mijn ideeën en eindplan overbrengen op de ouderen mensen van de familie.
(A)ctie: De actie die ik hiervoor ondernam was gesprekken aangaan met de verschillende familieleden en de verkregen informatie notuleren en analyseren. Ook had ik wat ideeën uitgewerkt die de doelgroep alvast in kon zien.
(R)esultaat: De ouderen waren enthousiast dat ik om hun mening vroeg. Ze hadden zelf veel plannen maar waren ook enthousiast over mijn ideeën en kregen hier een duidelijk beeld van. Ze wisten na de gesprekken waar ik naartoe wilde met mijn plannen.
(T)erugblik: Ik heb ingezien dat het belangrijk is om rechtstreeks te communiceren met je doelgroep als je wat wilt overbrengen. Je kunt zo duidelijk aangeven wat je ideeën zijn en wat het eindresultaat moet zijn. Bij een grotere doelgroep lijkt me dit wel moeilijker te realiseren.

Competentie: Innovativiteit


(S)ituatie: De afgelopen jaren is er bijna altijd aan het zelfde concept vast gehouden tijdens het familieweekend. Vrijdagavond verzamelde men op de slaapboerderij, zaterdag en zondag werden er standaard groepsspelletjes gedaan en daarna ging men naar huis.
(T)aken: Met de informatie die ik verzameld had was het aan mij de taak een nieuw concept te bedenken. Een concept waarbij zowel de jongeren als ouderen in de familie zich in konden vinden.
(A)ctie: Ik kwam met het idee om een familieweekend te houden op zaterdag en zondag. Zaterdag overdag ging men naar de Efteling en deed daar familie gerelateerde spelletjes. In de avond was er een barbecue en spel avond met als thema ‘ik hou van Holland’. Dit gebeuren zou plaatsvinden bij een familielied thuis die hier de ruimte voor had. Op zondag werd er een jeu des boules toernooi gehouden, op aandringen van de ouderen. Het hele weekend had ‘Holland’ als thema. Dit kwam terug in de quizzen/spelletjes en teamnamen.
(R)esultaat: Zowel de jongeren als ouderen waren ontzettend enthousiast. Twee dagen was lang genoeg, niet alleen voor de ouderen maar ook voor de kleine kinderen. Het concept met als thema ‘Holland’ sloeg erg goed aan. De activiteiten waren interessant voor jong en oud.
(T)erugblik: Zelf ben ik erg tevreden over het opgezette concept. De deelnemers hebben van het weekend genoten en hebben nu zelf ontzettend veel ideeën voor het volgende jaar.

maandag 23 mei 2011

Carnavalsfeest 2 Bar Becoloth



Opdrachtgever: Bar Becoloth.
Opdracht en rol: Het organiseren van een carnavalsfeest voor minimaal 130 en maximaal 180 personen.

Verloop opdracht: Mede door de ervaring die ik vorig jaar heb opgedaan met het organiseren van een dergelijk feest is alles erg goed verlopen. Er zijn meer gasten geweest dan vorig jaar en de beleving die de gasten bij de 2e editie van dit feest hebben gedaan was groter dan vorig jaar.

De ontwikkelde competenties:
In de voorbereiding.
1: Plannen en organiseren. (niveau 3)
2: Kwaliteitsgerichtheid. (niveau 3)
3: Schriftelijke communicatie. (niveau 3)
4: Creativiteit (niveau 2)
5: Innovativiteit (niveau 2)

Tijdens de uitvoering.
1: Groepsgericht leiding geven. (niveau 2)
2: Marktgerichtheid. (niveau 2)
3: Visie (niveau 2)

In de voorbereiding.

Competentie: Plannen en organiseren

(S)ituatie: Omdat het feest vorig jaar een succes was zou ik het dit jaar wederom organiseren. Het feest zou plaatsvinden op 7 maart 2011. 8 Weken voor aanvang ben ik met de voorbereidingen begonnen.
(T)aken: Ik heb de gehele organisatie op mij genomen met hier en daar hulp van collega’s. Ik moest ruim van tevoren plannen zodat ik sommige collega’s taken kon geven. Er werd naar een resultaat toegewerkt. In dit geval was dat resultaat meer bezoekers te trekken als het jaar ervoor.
(A)ctie: Met mijn baas heb ik meerdere malen overleg gehad. Ik heb vergaderingen gepland voor mijn collega’s, de dj’s en webmaster.

(R)esultaat: Het resultaat van al dit plannen en organiseren was dat alles duidelijk was. Er was duidelijk uitgestippeld hoe alles moest gebeuren en wat er moest gebeuren. Ook was voor iedereen duidelijk waar we als organisatie naar toe gingen werken.
(T)erugblik: Ondanks dat het de tweede keer was dat ik een dergelijk evenement organiseerde bleek een planning weer van wezenlijk belang. Zelf heb ik alles in mijn hoofd uitgestippeld, maar om voor je collega’s ook een rode draad aan te geven is een planning erg belangrijk. Zij moeten weten waar ze aan toe zijn en naar welk resultaat toe word gewerkt.

Competentie: Kwaliteitsgerichtheid.

(S)ituatie: Omdat het de tweede keer was dat ik dit carnavalsfeest organiseerde was ik mij goed bewust van wat er beter kon en moest ten opzichte van vorig jaar.
(T)aken: Ik heb tijdens de voorbereiding voor mezelf en in de verschillende vergaderingen gekeken naar zowel de sterke als minder sterke punten van de editie van vorig jaar. Vanuit hier wilde ik de kwaliteit van het nieuwe feest verbeteren. Deze kwaliteitseisen heb ik genoteerd. Deze veranderden nogal eens in de aanloop naar het feest.
(A)ctie: Ook nu heb ik zowel tijdens de voorbereiding, als tijdens het uitvoeren en na het feest aantekeningen gemaakt over wat er goed ging en wat er minder ging. Ik heb de nieuwe processen en ideeën geëvalueerd en hieruit wederom mijn conclusies getrokken.

(R)esultaat: Het resultaat van dit alles is dat ik weer meer ervaring heb voor een volgend jaar. Dit jaar is er (anders dan vorig jaar) wel een evaluatie geweest. Deze evaluatie is goed voor de kwaliteit van een nieuwe editie. Het is mij ook goed bevallen om vooraf bepaalde kwaliteitseisen te stellen aan je product. Hiervan is mijn product absoluut van een betere kwaliteit geworden.
(T)erugblik: Het is belangrijk om te zien wat je wel en niet goed doet. Hier leer je ontzettend veel van. Als je dit noteert kun je dit later evalueren. Je kunt de kwaliteitseisen bij een volgend evenement dan aanscherpen. Zo kun je nieuwe methoden introduceren om de kwaliteit te verbeteren.

Competentie: Schriftelijke communicatie.

(S)ituatie: Steeds vaker word er binnen bedrijven via de email gewerkt. Ook ik heb hier voor aanvang van vergaderingen en na vergaderingen veel gebruik van gemaakt. Ook heb ik de webmaster ondersteund om via Social Media consumenten te bereiken.
(T)aken: Ik moest als organisator in de voorbereiding communiceren met mijn baas, met collega’s, met de dj’s en met de webmaster. Hiervoor werden vergaderingen belegd. Deze moesten aangekondigd worden en genotuleerd worden. Ook moest ik met de webmaster een Hyves en Facebook pagina aanmaken.
(A)ctie: Een week voor een vergadering zorgde ik dat alle betrokkenen op de hoogte waren via een email. Een dag na een vergadering zorgde ik dat alle betrokken een email kregen met daarin de notulen van de desbetreffende vergadering. Ook heb ik samen met de webmaster een tekst geschreven voor de Social Media sites Hyves en Facebook. Hiermee wilden wij potentiële klanten bereiken.

(R)esultaat: Iedereen die op de vergadering moest zijn wist ruim voor de vergadering wanneer en waar we zouden vergaderen. Mocht iemand niet aanwezig kunnen zijn kon men dat eenvoudig terug vinden in de notulen. Het gebruik maken van de Social Media is een goede zet geweest. Veel consumenten werden al een lange tijd voor het feest enthousiast gemaakt.
(T)erugblik: Het gebruik maken van email bespaart veel tijd. Als deze manier van schriftelijke communicatie goed word gebruikt is het ontzettend effectief. In het vervolg zou ik dit hetzelfde doen. Ook het schrijven van een goed webtekst is mij uitstekend bevallen. Je kunt hiermee veel consumenten bereiken.

Competentie: Creativiteit.

(S)ituatie: Tijdens de voorbereiding waren er meningsverschillen onder collega’s over de aankleding en het thema van het feest. Ik heb deze problemen creatief weten op te lossen.
(T)aken: Eigenlijk was niemand het met elkaar eens in de eerste vergadering over hoe het feest er precies uit zou moeten komen te zien. Aangezien ik het hoofd was van de organisatie, moest ik dit probleem oplossen.
(A)ctie: Als eerste heb ik een brainstormsessie georganiseerd. Hierin kon iedereen alles kwijt waaraan hij of zij ook maar dacht. Vervolgens heb ik deze brainstormsessie zelf geëvalueerd en heb de resultaten later aan mijn collega’s voorgelegd.
(R)esultaat: Tijdens de volgende vergadering ben ik met resultaten gekomen uit de brainstormsessie. Ik ben met een concept gekomen waarin iedereen zijn of haar deel enigszins terug kwam. Iedereen was enthousiast over dit idee en kon zijn of haar input terug vinden in het concept.
(T)erugblik: De brainstormsessie lag aan de basis voor het succes van het feest. Het is een manier waarin ik in de toekomst absoluut wil blijven werken. Ik had het voor elkaar gekregen om iedereen zijn idee terug te laten komen in het concept. Hierdoor was iedereen enthousiast.


Competentie: Innovativiteit.

(S)ituatie: Vanuit school en mijn ervaringen in het werkveld heb ik gezien hoe belangrijk vernieuwing is. Ik wilde het feest dan ook niet een standaard carnavalsfeest laten zijn en ik wilde zeker vernieuwend zijn ten opzichte van vorig jaar.
(T)aken: Het was mijn taak om de beleving voor de consumenten rondom het feest vernieuwend te maken. Het moest niet zomaar een middag carnaval zijn.
(A)ctie: De actie die ik heb ondernomen is creëren van de totale beleving. Via verschillende Social Media probeerde ik consumenten weken voor aanvang al nieuwsgierig en geïnteresseerd te maken. Tijdens het feest was er de aankleding, de mogelijkheid tot het meedoen aan activiteiten en de totale sfeer wat alles nieuw maakte ten opzichte van een gewoon carnavalsfeest.

(R)esultaat: Het resultaat was een publiek dat zich inleefde in het thema (Noppen en Naaldhakken). De consumenten waren enthousiast en namen deel aan de verschillende activiteiten. Wat zorgde voor een extra beleving bij de consumenten.
(T)erugblik: Mijn inziens moet je altijd blijven vernieuwen. Er is zoveel te doen voor consumenten, zeker in een periode als carnaval. Wil je de consumenten naar jou evenement laten komen moet je met wat nieuws komen wat de consumenten aanspreekt. Daar ben ik dit keer erg succesvol in geweest en ook in de toekomst zal ik blijven vernieuwen.

Tijdens het feest:

Competentie: Groepsgericht leiding geven.

(S)ituatie: Tijdens het feest heb ik verschillende collega’s eigen taken gegeven. Ze konden elk doen waar men goed in was en waar men plezier in had.
(T)aken: Ik moest ervoor zorgen dat iedereen zijn taken naar behoren uitvoerden en ik moest waar nodig mijn collega’s inspireren en aanspreken op zijn of haar gedrag. Ook moest ik evalueren of iedereen zijn of haar voldoende uitvoerden.
(A)ctie: Het was niet nodig om mijn collega’s te inspireren. Iedereen was enthousiast en leverde prima werk. Wel heb ik een aantal keer te hulp geschoten waar dit nodig was. Ik heb kleine aantekeningen gemaakt om zo in een vergadering na het feest een ieder individueel te kunnen evalueren.

(R)esultaat: Ik heb gemerkt dat consumenten enthousiast reageren als het personeel zelf ook enthousiast bezig is met zijn of haar werk. In dit geval was deze wisselwerking duidelijk merkbaar. Ook ben ik tevreden over het feit dat ik aantekeningen heb gemaakt. Dit maakte het maken van een evaluatie een stuk eenvoudiger en duidelijker.
(T)erugblik: Iedereen heeft geweldig zijn best gedaan om er een succes van te maken. Tijdens het feest heb ik iedereen nog extra geïnspireerd al zat dit bij iedereen al vrij goed. De collega’s waren tevreden over het feit dat ik een evaluatie had gemaakt die was gebaseerd op aantekeningen. Zelf is mij dit ook goed bevallen. Een evaluatie is goed voor de toekomst.

Competentie: Marktgerichtheid

(S)ituatie: Natuurlijk moest er ook commercieel gedacht worden tijdens het feest aangezien mijn opdrachtgever wel een bepaald bedrag wilde verdienen. Hiervoor raadpleegde ik onder andere een expert op het gebied van evenementen.
(T)aken: Ik moest als organisator met verschillende mogelijkheden komen om geld aan te verdienen. Dit kon op allerlei manieren.
(A)ctie: We besloten tijdens het feest om een spel te organiseren. Deelnemers konden hieraan meedoen voor 2 Euro en een bepaalde (drank)prijs winnen. Deze prijs was gerelateerd aan de kroeg. Hierdoor zouden de prijswinnaars na het feest nog eens terug keren en de kroeg zou alleen op de prijs al winst maken. Hierover had ik, voorafgaand aan het feest, een expert gesproken die ervaring heeft op dit gebied.

(R)esultaat: Het resultaat was dat er groepen consumenten waren die ontzettend enthousiast waren over het spel en de prijzen. Zij keerde inderdaad een aantal weken later terug naar de kroeg om de prijs te verzilveren. Zo had de kroeg op de dag van het feest een winst en profiteerden het een aantal weken later van het feit dat er klanten kwamen consumeren.
(T)erugblik: Bijna bij ieder evenement moet commercieel gedacht worden. Het is dus een goed leerproces voor me geweest. Het benaderen van experts voor hulp is, zeker in deze fase van mijn ontwikkeling, belangrijk. Een expert kan een juiste tip geven om je op weg te helpen. Dat is ook hier gebeurd en het is inderdaad een commercieel succes geworden.

Competentie: Visie

(S)ituatie: Tijdens het feest heb ik aantekeningen gemaakt om mijn eigen functioneren en mijn collega’s functioneren te evalueren. Maar ik heb ook genoteerd wat er wel en niet goed verliep wat betreft de activiteiten op het feest. Hiermee kan ik in de toekomst aan de slag.
(T)aken: Voor de evaluatie in de vergadering na het feest heb ik tijdens het feest aantekeningen gemaakt. Dit maakt een evaluatie eenvoudiger en helpt bij het opstellen van toekomstplannen.
(A)ctie: Ik sprak met consumenten over de verschillende onderdelen van het feest en noteerde vervolgens de feedback die zij mij gaven. En ik noteerde wat er terecht kwam van de vooraf gemaakte plannen en afspraken. Het functioneren van mijn eigen taken en mijn collega’s heb ik ook genoteerd.
(R)esultaat: Het was lastig om het feest goed te evalueren bij de vergadering na het feest. Iedereen was namelijk al enthousiast bezig over de toekomst en het volgende jaar. Zodra we over de toekomst gingen praten kwamen er toch al snel een aantal punten terug die ik had opgeschreven en werd er zo toch geëvalueerd. Het resultaat hiervan is dat de minpunten die nu gemaakt zijn in de toekomst (waarschijnlijk) niet weer gemaakt worden.
(T)erugblik: Het enthousiaste bij mijzelf om het feest volgend jaar weer tot een groter succes te maken zat er gelijk in. De evaluatie en de gemaakte aantekeningen helpen hierbij. Het is goed om van verschillende collega’s dezelfde opmerkingen te horen. Na een evaluatie kan je gerichter toe werken naar een volgend evenement.








Opdrachtgever: Zaalvoetbalteam ZV Becoloth, Enzo Pronk zaalvoetbal Boxtel.

Opdracht en rol:
Het gehele zaalvoetbalseizoen contact onderhouden met het zaalvoetbalbestuur en wedstrijden plannen voor het zaalvoetbalteam van ZV Becoloth.Verloop opdracht: In Boxtel bestaat er al meer dan 35 jaar een zaalvoetbalcompetitie. Deze zaalvoetbalcompetitie bestaat uit 3 niveaus. De 2e klasse, 1e klasse en de Hoofdklasse. In iedere klasse zijn tien zaalvoetbalteams actief. ZV Becoloth is actief in de Hoofdklasse. Zelf maak ik deel uit van dit team. Vanuit het zaalvoetbalbestuur heeft ieder team de opdracht een teamleider aan te stellen. Deze teamleider is contactpersoon tussen het zaalvoetbalbestuur en het team. Taken als het opstellen van een team, zorgen voor contributie, deelnemen aan vergaderingen en het invullen van verschillende formulieren horen onder andere bij deze taak. Dit afgelopen seizoen heb ik deze rol op mij genomen bij mijn zaalvoetbalteam. Deze rol heb ik overgenomen van Enzo Pronk, die dit al meerdere seizoenen heeft gedaan. Dit heb ik gedaan omdat ik denk hiermee competenties te hebben ontwikkeld. Het zaalvoetbalbestuur, mijn teamgenoten en de sponsor waren tevreden over de manier waarop ik mijn taken heb uitgevoerd.

De ontwikkelde competenties:

Tijdens de uitvoering:
1: Mondelinge Communicatie (niveau 3)
2: Schriftelijke Communicatie (niveau 3)
3: Netwerken (niveau 2)
4: Omgevingsbewustzijn (niveau 2)
5: Probleemanalyse (niveau 2)

Competentie: Mondelinge communicatie
(S)ituatie:
Zoals in bijna ieder project waaraan ik heb deelgenomen is mondelinge communicatie van groot belang. Zo ook in mijn taak als leider bij het zaalvoetbalteam. Vooral in vergaderingen met het zaalvoetbalbestuur kwam dit terug maar ook in het zaalvoetbalteam.
(T)aken: Er zijn dit seizoen binnen ons team verschillende vergaderingen geweest waarin ik voorzitter was. Ook ben ik aanwezig geweest bij vergaderingen met het zaalvoetbalbestuur en de leiders van de andere teams. Ik vertegenwoordigde in deze vergaderingen ons zaalvoetbalteam.
(A)ctie: In de vergaderingen van ons eigen team was ik de voorzitter en veel aan het woord. Ik zorgde ervoor dat iedereen inbreng had tijdens de vergaderingen en gedurende het seizoen sprak ik ook vaak met teamgenoten over de gebeurtenissen rondom het zaalvoetbal. Als hen wat dwars zat of er waren bepaalde ideeën rondom het zaalvoetbalteam was ik het aanspreekpunt. Deze communicatie gebeurde mondeling. Bij de vergaderingen met het bestuur was ik als afgevaardigde van ons zaalvoetbalteam ook aanwezig. Hier heb ik mondeling overlegd met het bestuur en met de andere teamleiders over de verschillende onderwerpen.
(R)esultaat: Mijn teamgenoten is het goed bevallen een aanspreekpunt te hebben. Ook het beleggen van meerdere vergaderingen in een seizoen waarin mondeling gecommuniceerd kan worden is goed bevallen. Vanuit het zaalvoetbalbestuur en vanuit andere teamleiders hoorde ik positieve geluiden betreffende mijn mondelinge communicatie. Zij konden duidelijk merken dat ik hier veel ervaring mee had.
(T)erugblik: Zoals ik al eerder heb aangegeven is de competentie mondelinge communicatie is een competentie die ik mijn inziens goed beheers. Ik heb bij verschillende vergaderingen en verschillende partijen win-win situaties weten te creëren en mensen weten te overtuigen. Mondelinge communicatie is een competentie waarin die je ontwikkeld door ervaring op te doen. Persoonlijk merk ik dat dit mij steeds beter af gaat. Het om leren gaan met klanten en collega’s gaat mij goed af.

Competentie: Schriftelijke communicatie
(S)ituatie:
Schriftelijke communicatie is een vorm van communicatie die ik veel heb gebruikt in mijn taak als leider van het zaalvoetbalteam. Vooral e-mailen is een vorm van schriftelijke communicatie die ik ontzettend vaak heb gebruikt de afgelopen maanden.
(T)aken: Als leider van het zaalvoetbalteam voerde ik een aantal taken uit via schriftelijke communicatie. Taken zoals het verwittigen van spelers die de eerst volgende wedstrijd zouden moeten spelen. Waar en op welk tijdstip. Maar ook het communiceren over contributie, spelerspas aanvraag, inschrijven en KNVB bijdrage verliep schriftelijk. Het beleggen van verschillende vergaderingen verliep ook via schriftelijke communicatie.
(A)ctie: Geruim voor iedere wedstrijd moesten de spelers die in aanmerking kwamen voor de eerst volgende wedstrijd op de hoogte worden gesteld van het tijdstip en de plaats van de wedstrijd. Als zij niet beschikbaar waren moesten zij mij terug mailen zodat ik een andere speler kon benaderen. Dit is het gehele jaar schriftelijk verlopen en heeft geen problemen opgeleverd. Als teamgenoten geld moesten over maken in verband met het zaalvoetbal of de sponsor moest benaderd worden werd dit ook schriftelijk gedaan. Eveneens werden data voor vergaderingen als een teamfeest schriftelijk besproken.
(R)esultaat: Het informeren van de spelers over de eerst volgende wedstrijd is via schriftelijke communicatie prima verlopen. Ook voor vergaderingen en het teamfeest was schriftelijke communicatie een goede manier. Als het om geld gaat zal ik in het vervolg waarschijnlijk eerder overgaan tot mondelinge communicatie. Het blijkt toch zo te zijn dat sommige mensen wat lakser zijn dan anderen, en als je hen iets niet mondeling aangeeft dan voeren zij het ook niet altijd zoals gevraagd uit.
(T)erugblik: Schriftelijke communicatie is een middel wat mij als leider van het zaalvoetbalteam ontzettend veel tijd heeft bespaard. Het is een eenvoudige manier van werken waar ik volop gebruik van heb gemaakt. Ik heb ervaren dat je niet in elke situatie schriftelijke communicatie kan gebruiken. Met deze kennis ga ik het volgende seizoen in.

Competentie: Netwerken
(S)ituatie:
Steeds vaker zie ik in hoe ontzettend belangrijk netwerken zijn. Ook bij mijn taak als teamleider heb ik weer nieuwe netwerken opgedaan.
(T)aken: Ik vergaderde in mijn taak als teamleider van het zaalvoetbalteam meerdere malen per seizoen met bestuursleden en andere teamleiders. Van deze mensen kende ik er een aantal nog niet persoonlijk. Een doelstelling van mij is geweest om mij te profileren tijdens de vergaderingen omdat ik op de NHTV heb geleerd hoe groot het belang van een netwerk is. Misschien dat deze mensen in de toekomst nog wat voor mij zouden kunnen betekenen.
(A)ctie: Tijdens vergaderingen nam ik actief deel. Bestuursleden en andere teamleiders liet ik weten hoe ik over bepaalde onderwerpen dacht en dat ik open sta voor nieuwe ideeën. Ook heb ik laten blijken dat ik in de toekomst graag wat betekend voor het zaalvoetbal in Boxtel.
(R)esultaat: Omdat ik mij bewust was van het belang van netwerken ben ik tevreden met de resultaten. In de toekomst zou ik altijd wat kunnen betekenen voor het zaalvoetbal binnen Boxtel. Ook werd ik door andere teamleiders gevraagd om hen te assisteren bij projecten die zij zelf organiseerden of willen gaan organiseren. Zoals een 5 tegen 5 voetbaltoernooi. Het belangrijkste resultaat is nog dat ik via deze vergaderingen een eerste zet heb kunnen doen richting mijn (buitenlandse) stage!
(T)erugblik: Een netwerk is mijn inziens soms nog belangrijker dan kennis. Een groot netwerk opent ontzettend veel deuren. Dat is ook de reden dat ik positief ben over het feit dat ik deze kans heb gepakt. Het heeft mij nieuwe netwerken opgeleverd waar ik in de toekomst mogelijk nog wat aan zal hebben.

Competentie: Omgevingsbewustzijn.
(S)ituatie:
Het zaalvoetbal in Boxtel gaat al wat jaren mee in de huidige setting. Een gegeven is onder andere dat de laatste wedstrijden van het seizoen vaak geen invloed meer hebben op de competitie omdat teams niet hoger of lager kunnen eindigen dan de plek waarop zij zich bevinden.
(T)aken: Ik heb voor gesteld aan het bestuur om eens te kijken hoe ze dat elders doen. Wat doet men bij andere sporten? Of hoe pakt men dat aan in andere gemeenten? En wat vinden de voetballers interessant? Is dit wel wat de consument wil!?
(A)ctie: Ik heb dit ‘onderzocht’ door de mening te peilen van andere spelers en actieve mensen binnen het zaalvoetbal. Ook door veel te zoeken op het internet ben ik wijzer geworden over dit onderwerp.
(R)esultaat: Spelers vonden het een goed initiatief. Het werken met periodes of play-offs zorgt voor meer spanning in de competitie. Wedstrijden blijven langer boeiend en aan het einde van het seizoen is er nog mooie finaledag. Bestuurders vonden het een interessant idee maar denken dat dit moeilijk te realiseren is. Ten eerste zullen dan de kosten zullen per team omhoog gaan. En ten tweede is er waarschijnlijk geen ruimte op de kalender van de sporthal om dit uit te voeren.
(T)erugblik: Het is interessant om te kijken wat een doelgroep denkt over een bepaald onderwerp. Vaak komen er uit een dergelijk onderzoek verassende resultaten. Ik heb het idee om dit onderzoek serieuzer te gaan nemen en te kijken of mijn ideeën wat breder gedragen worden. Het is in ieder geval absoluut iets wat mijn aandacht heeft. Wederom geeft het mij de bevestiging dat je je als organisator bewust moet zijn van je omgeving. Je moet zorgen dat consumenten geïnteresseerd blijven in jouw product.

Competentie: Probleemanalyse.
(S)ituatie:
Voor de probleemanalyse grijp ik terug op het vorige onderwerp dat ik heb aangegeven bij de competentie omgevingsbewustzijn. Het zaalvoetbal in Boxtel is en de afgelopen jaren nauwelijks veranderd. Dit kan in de toekomst een probleem gaan worden. Want is het nog wel aantrekkelijk genoeg voor de consument?
(T)aken: Zoals eerder aangegeven heb voorgesteld aan het bestuur om eens te kijken hoe ze dat elders doen. Wat doet men bij andere sporten? Of hoe pakt men dat aan in andere gemeenten? En wat vinden de voetballers interessant? Is dit wel wat de consument wil!? En het belangrijkste, is er een toekomst voor de huidige opzet?
(A)ctie: Wat mijn inziens het probleem zou kunnen worden heb ik geformuleerd en verder uitgewerkt. Ik heb oplossingen aangedragen en hier de voor- en nadelen van op papier gezet. De informatie die ik heb gevonden heb ik ook genoteerd met daarbij de verschillende bronnen.
(R)esultaat: Het resultaat van mijn inspanningen is een aanloop naar een eventueel groter onderzoek. Voor mij is het probleem duidelijk. Ook ben ik mij bewust van de bronnen die ik zou kunnen gebruiken. Verder heb ik op papier al eventuele oplossingen beschreven met de voor- en nadelen hierbij. Deze informatie lijkt mij van groot belang alvorens over te gaan tot een dieper onderzoek.
(T)erugblik: Het formuleren van een probleemdefinitie gaat mij goed af. Als je dit duidelijk doet helpt het je ook bij de volgende stappen. Omdat ik in dit geval duidelijk wist waar ik mijn informatie vandaan kon halen was ik snel goed op weg. Zo kon ik al snel denken aan mogelijke oplossingen en hiervan de voor- en nadelen benoemen. Ik denk dat het cruciaal is voor een onderzoek om dit vooraf te doen. Zoals ik eerder aangaf bij de competentie omgevingsbewustzijn lijkt het me interessant in de toekomst een vervolg te geven aan dit onderwerp.

maandag 28 februari 2011









Voetbalvereniging ODC Après-ski feest
Opdrachtgever: Voetbalclub ODC, Dolf van Aert lid spelers raad ODC-selectie.

Opdracht en rol: Het mee organiseren van een après-ski feest bij voetbalclub ODC uit Boxtel.Verloop opdracht: ODC is een voetbalclub uit Boxtel met ongeveer 1000 leden. Het 1e elftal voetbal op zondag in de 3e klasse. Zelf ben ik actief in dit elftal. Het 1e elftal organiseert eens per jaar samen met het 2e elftal (dit wordt gezien als één selectie) een feest. Dit feest vindt plaats na een competitiewedstrijd van het 1e elftal en is op een zondagmiddag van 16:00 uur tot 22:00 uur. Ieder jaar komen er rond de 300 bezoekers op het feest. Dit jaar was het feest op zondag 20 februari en was ik mede verantwoordelijk voor de organisatie. Dit deed ik samen met 5 andere selectiegenoten, twee bestuursleden en het hoofd van de ODC kantine. Ik heb verschillende taken uitgevoerd en volbracht en het feest is voor zowel de organisatie als de bezoekers zeer succesvol verlopen.

De ontwikkelde competenties:
In de voorbereiding.
1: Plannen en organiseren (niveau 3)
2: Mondelinge communicatie (niveau 3)
3: Marktgerichtheid (niveau 2)
4: Netwerken (niveau 2)
5: Creativiteit (niveau 2)

Tijdens de uitvoering:
1: Kwaliteitsgerichtheid (niveau 3)
2: Overtuigingskracht (niveau 2)
3: Visie (niveau 2)

Voorbereiding.

Competentie: Plannen en Organiseren

(S)ituatie: De competentie Plannen en organiseren heb ik veel toegepast. Tien weken voor het feest plaatsvond was de 1e vergadering met de organisatie. Hierbij werd ik verantwoordelijk voor de planning en de organisatie rondom vergaderingen en afspraken.
(T)aken: Mijn taak was het om vergaderingen te plannen. En iedereen op de hoogte te houden van de stand van zaken zowel mondeling als via mail. Voor deze vergaderingen moest ik een agenda maken en na afloop moest ik duidelijk kunnen maken wat de nieuwe plannen waren en wie wat moest gaan doen.
(A)ctie: Er zijn in totaal vier vergaderingen geweest. Deze heb ik gepland en ik heb ervoor gezorgd dat iedereen op de hoogte was van deze vergaderingen. Tijdens deze vergaderingen gaf ik alle aanwezigen een duidelijke agenda. Na afloop zorgde ik ervoor dat de gemaakte afspraken op papier kwamen en deze mailde ik vervolgens rond naar de gehele organisatie. Voor mezelf heb ik alles gedocumenteerd zodat er altijd kan worden terug gekeken.
(R)esultaat: Het resultaat was dat ieder lid van de organisatie telkens op tijd wist waar en wanneer er vergaderd zou worden. Dit zorgde ervoor dat er een goede opkomst was. De vooraf gemaakte agenda zorgde voor een duidelijke en overzichtelijke vergadering. De mail met afspraken achteraf was eveneens belangrijk. Iedereen was zich bewust van zijn taken en kon altijd terug kijken mocht men wat zijn vergeten.
(T)erugblik: Door mijn eerdere ervaringen bij andere projecten en op school is alles erg goed verlopen. Het plannen en organiseren van vergaderingen en het aanleggen van documenten betreffende een planning of afspraken is iets wat ik goed beheers.

Competentie: Mondelinge communicatie

(S)ituatie: Mondelinge communicatie is een competentie waarvan ik heb gemerkt dat deze bij veel projecten steeds weer terug komt. Zo ook bij dit project. In vergaderingen, gesprekken met mijn netwerken, overleg met het hoofd van de kantine, het benaderen van bezoekers/klanten. Steeds weer was er mondelinge communicatie.
(T)aken: Bij de vergaderingen voerde ik vaak het woord omdat ik belangrijk was voor de planning en de afspraken. Maar ook was ik betrokken bij het benaderen van een dj waarmee ik persoonlijk heb gecommuniceerd. Bovendien heb ik via mondelinge communicatie bezoekers/klanten moeten benaderen.
(A)ctie: In de vergaderingen was ik vaak aan het woord en ik overleg met de rest van de organisatie. Op het feest waren twee dj’s actief waarvoor ik verantwoordelijk was. Deze twee dj’s heb ik benaderd. Dit is geheel verlopen via mondelinge communicatie. Met hun heb ik afspraken gemaakt over hoelang zij muziek zouden draaien, de vergoeding die zij hiervoor zouden krijgen en het genre van de muziek. Verder heb ik veel mondeling gecommuniceerd met leden, supporters en andere betrokken bij ODC om naar het feest toe te komen. Ik heb deze mensen overtuigd van de kwaliteit van het feest en van het feit dat zij dit niet mochten missen.
(R)esultaat: Het resultaat was dat de vergaderingen goed te volgen waren voor de leden van de organisatie. De afspraken met de twee dj’s waren duidelijk en goed gecommuniceerd en veel klanten waren tevreden over de persoonlijke manier van benaderen en waren aanwezig bij het feest.
(T)erugblik: De competentie mondelinge communicatie is een competentie die ik mijn inziens goed beheers. Van zowel de dj’s als verschillende klanten kreeg ik complimenten over de manier waarop ik afspraken heb gemaakt en met deze mensen ben omgegaan. Ik heb gemerkt dat dit ook deels ervaring is en hoe vaker je mondeling communiceert, hoe beter je hierin word.

Competentie: Marktgerichtheid

(S)ituatie: De competentie heb ik op meerder manieren toegepast. Zowel met prijsafspraken rondom het feest (dj en consumptieprijzen) als het inwinnen van informatie rondom het geven van een après-ski feest.
(T)aken: De twee dj’s die deze avond zijn ingehuurd om te zorgen voor de muziek waren mijn verantwoordelijkheid, hieronder viel ook de afspraak voor de vergoeding die zij zouden ontvangen. Verder was ik betrokken bij de aankleding van het feest en de prijsafspraken met het hoofd van de kantine. Omdat er, anders dan normaal, pullen drank zouden worden verkocht moest er een prijs komen voor een pul bier/fris/wijn.
(A)ctie: De vergoeding van de twee dj’s was een kwestie van onderzoek. Ik wist dat zij eerder op feesten hadden gedraaid bij andere sportclubs. Deze clubs heb ik gebeld en ik heb navraag gedaan over de vergoeding die zij hadden betaald. Voor de aankleding van het feest en de prijzen voor de consumpties ben ik langs de bedrijfsleider geweest van een kroeg in Boxtel. Deze kroeg geeft jaarlijks een (zeer succesvol) après-ski feest. Bij deze bedrijfsleider heb ik informatie ingewonnen over hoe de accommodatie aan te kleden. Ook sprak ik met hem over de consumptieprijzen die hij hanteerde.
(R)esultaat: Het resultaat was dat ik in overleg met het bestuur en de dj’s een vergoeding kon vaststellen die reëel was. Ook kon ik aan de rest van organisatie uitleg geven over de aankleding. Met het hoofd van de kantine besprak ik vervolgens de consumptieprijzen. De prijs was voor zowel de club als de klanten aantrekkelijk.
(T)erugblik: Het is belangrijk dat de beslissingen die je neemt over de verschillende onderwerpen ergens op zijn gebaseerd. Daarom heb ik gemerkt dat het belangrijk is om feiten te verzamelen. Ook het inwinnen van informatie van een specialist/expert is mij goed bevallen. In het vervolg zal ik dat absoluut nog meer gaan doen.

Competentie: Netwerken

(S)ituatie:De netwerken die ik heb gebruikt rondom dit project zijn belangrijk geweest voor mijn rol in de organisatie. Mede dankzij mijn netwerken is het feest geslaagd.
(T)aken: Bij de 1e vergadering heb ik aangegeven twee dj’s te kennen die zouden kunnen komen draaien op het feest. Ik werd verantwoordelijk gesteld voor dat onderdeel van de organisatie. Ook bij het vaststellen van de consumptieprijzen (een taak waar ik medeverantwoordelijk voor was) en de verdere organisatie rondom de aankleding van een après-ski feest heb gebruik gemaakt van mijn netwerken. Deze netwerken heb ik uitgebreid.
(A)ctie: Bij het regelen van de dj’s heb ik gebruik gemaakt van mijn netwerken. Een van deze twee dj’s ken ik persoonlijk en het was eenvoudig deze telefonisch te benaderen voor een afspraak. Omdat ik wist dat zij eerder zijn ingehuurd op feesten van andere sportclubs heb ik (bestuurs)leden gecontact van deze sportclubs om informatie te vergaren over deze twee dj’s. Omdat ik mede verantwoordelijk was voor de afspraken rondom de consumptieprijzen en de aankleding van het feest heb een afspraak gehad met de bedrijfsleider van een kroeg uit Boxtel. Ik kwam in contact met deze bedrijfsleider via een personeelslid van deze kroeg. Dit personeelslid ken ik persoonlijk.
(R)esultaat: Het resultaat is voor mij zeer positief. Niet alleen was de organisatie tevreden over het feit dat mijn netwerken zorgde voor voortgang in het project. Ook persoonlijk heb ik er wat aan gehad. Bij het benaderen van andere sportclubs voor informatie werd ik vaak doorverwezen naar leden van feestcommissie van deze clubs. Ik heb zo contactgegevens en informatie opgedaan. Via het personeelslid van de kroeg uit Boxtel kwam ik in contact met de bedrijfsleider van deze kroeg. Deze bedrijfsleider heeft mij veel informatie verschaft.
(T)erugblik: Netwerken zijn belangrijk in het bedrijfsleven. Zowel op grote als kleine schaal. Steeds weer merk ik het belang van netwerken bij het organiseren van evenement. Ik zal moeten blijven werken aan het uitbreiden van mijn netwerken. De nieuwe netwerken die ik heb opgedaan bij dit project zal ik in de toekomst waarschijnlijk weer gaan gebruiken.

Competentie: Creativiteit

(S)ituatie: Tijdens de 1e vergadering werd er een thema voor het feest gekozen. Besloten werd dat het een après-ski feest zou gaan worden. Buiten alleen de gebruikelijke aankleding rondom een feest kwam ik met idee voor speciale consumpties. Drank werd geschonken in pullen en ik stelde voor om de klanten eten aan te bieden dat gerelateerd was aan het feest.
(T)aken: Samen met een ander lid van de organisatie zou ik zorgen voor de aankleding en de speciale consumpties. Voor de aankleding van het feest heb ik overlegd met de bedrijfsleider van een kroeg in Boxtel die bekend is met het geven van après-ski feesten. Via deze bedrijfsleider kwam ik deels aan aankleding voor de kantine en konden we gebruik maken van het glaswerk (pullen) waarover deze kroeg beschikt. Om voor eten te zorgen dat gerelateerd was aan het feest ben ik in overleg gegaan met het hoofd van de kantine.
(A)ctie: Samen met meerde leden van de organisatie hebben we de kantine aangekleed in de après-skisfeer. Hier hebben we twee dagen voor vrij gemaakt in de week voor het feest. Het glaswerk heb ik de dag voor het feest opgehaald en in de kantine geplaatst. In opdracht van mij hebben andere leden van de organisatie boodschappen gedaan om te zorgen voor de eetbare consumpties. Na het opbouwen was de kantine veranderd in een après-ski bar.
(R)esultaat: Het resultaat van een goede aankleding was merkbaar. De belevenis van de aanwezige klanten was zoals deze vooraf was bedoeld. De klanten waande zich in een après-ski bar. De aftrek van de consumpties was hoog en de vorm van deze consumpties werkte ook mee aan de beleving van de klanten. Dit vernieuwende idee pakte dus goed uit.
(T)erugblik: Een vernieuwende aanpak is belangrijk. Klanten willen graag wat unieks en nieuws meemaken. Het idee van de consumpties die waren gerelateerd aan het thema van het feest heeft dan ook goed gewerkt. In het vervolg zal ik bij de organisatie van een evenement elke keer weer op zoek gaan naar een vernieuwend en creatief idee.


Tijdens de uitvoering.

Competentie: Kwaliteitsgericht

(S)ituatie: Tijdens het feest en bij de evaluatie achteraf heb ik genoteerd wat er wel en niet goed ging. Zodat we als ons als organisatie in het vervolg kunnen verbeteren. Tijdens het feest heb ik mijn eigen aanpak ook verbeterd/veranderd.
(T)aken: Tijdens het feest heb ik zelf geholpen waar ik kon. Achter de bar, in de keuken en bij het ondersteunen van de dj’s. Zo kon ik zien wat er tijdens het feest wel en niet goed verliep. Hier kon ik dan gelijk wat aan doen of dit meenemen naar de evaluatie. Als organisatie hadden we een evaluatie gepland de week na het feest.
(A)ctie: Tijdens het feest was ik betrokken bij de dj’s en het barpersoneel. Als ik tijdens het feest dingen zag die niet goed verliepen heb ik daar gelijk werk van gemaakt waar mogelijk. Dit deed ik door mijn eigen aanpak te verbeteren of andere te sturen. Voor de geplande evaluatie heb ik tijdens het feest al wat aantekeningen gemaakt.
(R)esultaat: Het resultaat is als je, zoals in dit geval, voortdurend bezig bent met het bevorderen van je prestaties de kwaliteit van je evenement omhoog gaat. Als je inziet dat iets niet zo loopt zoals het zou moeten dan moet je in staat zijn dit direct aan te passen of dit op te slaan om er later van te leren. Het resultaat van het noteren van de sterke en zwakke punten was dat we als organisatie een geslaagde evaluatie hadden waarin we in de toekomst verder mee kunnen.
(T)erugblik: Het is belangrijk om tijdens een evenement te zien wat je goed en fout doet. Als je dit voor jezelf goed duidelijk maakt kun je hier in het vervolg veel van profiteren. Het tijdens het feest noteren van ontwikkelingen, die zowel goed als minder goed verliepen, is een manier van werken die goed bij mij is bevallen.

Competentie: Overtuigingskracht

(S)ituatie: Zoals aangegeven zou het feest tot 22:00 uur duren. De kantine stond om 22:00 uur echter nog helemaal vol en de klanten wilden graag nog wat uren door feesten.
(T)aken: Aan mij de taak om zowel de twee dj’s als het hoofd van de kantine ervan te overtuigen om heft feest tot maximaal 23:30 uur voort te zetten. Dit in opdracht en overleg met andere leden van de organisatie.
(A)ctie: Allereerst ben ik gaan praten met het hoofd van de kantine. Hij zag al snel in dat de klanten bleven consumeren en het goed voor de kassa zou zijn om wat langer door te gaan. De drie barmedewerkers die op vrijwillige basis aan het werk waren werd gevraagd of zij problemen hadden om door te werken. Ik overtuigende deze mensen van het belang voor de club en zij wilde daarom graag wat langer werken. De twee dj’s moest ik beide overtuigen om wat langer door te gaan. Zij gaven in eerste instantie aan dit niet te willen omdat zij de volgende dag al vroeg verplichtingen hadden. Ik overtuigde de dj’s om met ze af te spreken dat zij niet mee hoefde op te ruimen en zij gelijk na het laatste nummer naar huis konden gaan. Ook liet ik ze inzien dat ze er erg veel klanten een plezier mee zouden doen en dat goed was voor hun reputatie.
(R)esultaat: Ondanks dat de twee dj’s niet meteen erg enthousiast waren was dit een positieve ontwikkeling voor alle partijen. De klanten waren tevreden, de kantine draaide een nog hogere omzet en de dj’s werkte aan hun reputatie.
(T)erugblik: Het overtuigen van mensen is een eigenschap die ik denk goed te beheersen. Al heb je dit niet altijd zelf in de hand. Er speelt altijd een andere partij een rol. Daarom is het belangrijk dit soort situaties zoveel mogelijk te vermijden door vooraf afspraken te maken. In de toekomst zal ik afspraken over een eindtijd dan ook anders aanpakken. Een uitlooptijd incalculeren is hierbij een optie.

Competentie: Visie

(S)ituatie: De competentie visie heb ik vooral tijdens de evaluatie achteraf geëtaleerd. De kennis die ik op heb gedaan tijdens het feest stelde mij in staat om aan plannen te denken voor de toekomst.
(T)aken: Voor de evaluatie die we als organisatie een week na het feest hadden ingepland heb ik tijdens het feest informatie ingewonnen. Dit deed ik door te kijken naar mijn eigen functioneren, het functioneren van andere organisatieleden en het informeren bij klanten over het verloop van het feest.
(A)ctie: Ik noteerde wat zowel ik als andere organisatieleden goed of minder goed deden. Ik noteerde wat er terecht kwam van de vooraf gemaakte plannen en afspraken. En ik won informatie in bij klanten tijdens het feest over wat zij vonden van de ontwikkelingen. Na het feest heb ik gekeken naar de verschillende trends en ontwikkelingen van feesten bij sportclubs en deze bevindingen genoteerd.
(R)esultaat: Met al mijn verzamelde informatie ben ik vervolgens naar de evaluatie gegaan. Tijdens deze evaluatie werden belangrijke punten besproken. De focust werd gelegd op de toekomst. Hoe kunnen we het feest van 2012 nog succesvoller maken dan de editie van 2011. Verbeterpunten zijn vervolgens genoteerd en deze worden meegenomen naar de toekomst.
(T)erugblik: Achteraf gezien heb ik na en tijdens het feest informatie ingewonnen die ik ook vooraf had kunnen inwinnen. Dat is dus een punt dat voor verbetering vatbaar is. Wat wel erg positief is, is dat we als organisatie duidelijke plannen hebben voor de toekomst. De plannen gaan over wat er beter moet en waar de mogelijkheden liggen in de toekomst.

dinsdag 8 juni 2010

Doe Een Wens

Opdrachtgever: Stichting Sterk in Werk, Ben van Roosmalen, manager.

Opdracht en rol:
De Stichting Sterk in Werk is een stichting die is gespecialiseerd in arbeidsintegratie en verzorgt arbeidstoeleiding, arbeidsmatige dagbesteding en begeleid werken. Deze onderdelen zijn nauw verbonden. Zo is de overgang tussen onderwijs, arbeidsscholing en –training en een passende werkplek zo vloeiend mogelijk. Sterk in Werk richt zich op jongeren, jongvolwassenen en volwassenen met een ontwikkelingsstoornis of met leer- en/of gedragsproblemen.

Binnen de Stichting Sterk in Werk wil de directie met verschillende ludieke en sfeervolle activiteiten een bijdrage leveren aan het bevorderen van het werkklimaat.
Naast de inmiddels traditie getrouwe activiteiten rondom kerst en zomerreces voor het gehele team zijn er ook activiteiten binnen de regio-teams. De laatste worden opgezet door de teamleider van de regio. Sterk in Werk kent ook een personeelsvereniging. Van hieruit worden ook activiteiten opgezet en richten zich op de leden van de vereniging.

In 2009 bestond de stichting 10 jaar. Een van de activiteiten was de actie ‘Doe een wens”.
De activiteit richt zich op de medewerkers en de cliënten. Gezien het succes, leuke respons en bijzondere ervaringen, wil de directie inzetten op een herhaling. Daarnaast bleken er wensen te zijn van cliënten die in door de begeleiders zijn opgepakt zonder daar specifieke aandacht aan te geven. Een aardig neveneffect was dat door de uitvoering van de wens er ook positieve ervaringen werden opgebouwd tussen de cliënt en de begeleider. De doelstelling van het project is het realiseren van speciale wensen van medewerkers en cliënten.

Ben van Rosmalen is manager van bij Sterk in Werk en maakte mij er op attent dat ik mee kon helpen bij een aantal onderdelen. Hiermee heb ik 4 competenties ontwikkeld.

De ontwikkelde competenties:
In de voorbereiding.

1: Oordeelsvorming (niveau 1)
2: Omgevingsbewustzijn (niveau 2)
3: Overtuigingskracht (niveau 1)
4: Visie (niveau 1)

Competentie: Oordeelsvorming.

(S)ituatie: Het was de tweede keer dat men dit project wilde gaan organiseren. Dit moest een verbetering zijn ten opzichtte van de voorgaande editie.
(T)aken: Tijdens de voorbereiding kreeg ik de taak om te analyseren wat er bij het voorgaande project zowel goed als fout was gegaan, wat was er positief en wat was er negatief. Dit moest ik in kaart brengen.
(A)ctie: Ik heb deelnemers en organisatoren van het voorgaande jaar een enquête laten invullen met vragen over de organisatie en het verloop van het project.
(R)esultaat: Het resultaat van deze enquêtes was absoluut bruikbaar. Er zijn wat dingen in de planning aangepast en met de uitvoering wordt er rekening gehouden met de opmerkingen en suggesties van de deelnemers.
(T)erugblik: Een enquête is een goede manier om tot een oordeel te komen. Wel is het belangrijk dat je goede vragen stelt zodat je na het verkrijgen van antwoorden duidelijke conclusies kan trekken. In dit geval is dat zeker gelukt. Met de resultaten is ook daadwerkelijk wat gedaan.

Competentie: Omgevingsbewustzijn.

(S)ituatie: Het project moest net weer een wat anders zijn dan de vorige editie. Daarom moeten deelnemers een wens kiezen uit een bepaalde categorie. Deze categorieën hebben allemaal met een recente ontwikkeling te maken die tijdens de uitvoering bezig zijn
(T)aken: Ik moest tijdens de voorbereiding bijhouden wat er speelde en wat er bezig zou zijn tijdens de uitvoering van het project. Wat is er op dat moment interessant? En waar zijn mensen mee bezig?
(A)ctie: Dit heb ik gedaan door het nieuws te volgen, evenementenagenda’s te bekijken en veel op internet te zoeken. Ook heb ik gekeken waarin de doelgroep is geïnteresseerd.
(R)esultaat: De doelgroep bleek veelal geïnteresseerd in sport. Aangezien de uitvoering in juli plaats vind en daarin veel sportevenementen zijn heb ik daaruit drie categorieën gekozen waar uit men kan kiezen bij het doen van een wens, Oranje (WK voetbal, koningshuis, Nederland, etc.), Fietsen (Tour de France, als hobby, mountainbiken) en Engeland (Wimbledon tennis, op reis, vliegen, London). Aan de hand hiervan kon men nu een wens doen.
(T)erugblik: Persoonlijk vond ik het een leuke taak om recente ontwikkelingen bij te houden en deze te koppelen aan de doelgroep. Ook het vernieuwende aspect met de drie categorieën werkt verfrissend voor de organisatie en de deelname. Dat je als organisatie dan komt met iets dat recent speel en aanslaat bij de doelgroep is van groot belang. Je moet je als organisator absoluut bewust zijn van je omgeving.

Competentie: Overtuigingskracht.

(S)ituatie: Uiteindelijk moest ik ook de mensen die niet geïnteresseerd waren in deelname aan dit project overtuigen om mee te doen.
(T)aken: Mijn taak was om mensen te overtuigen van hun deelname. Een gesprek met ze aan gaan en ze zo enthousiast te krijgen.
(A)ctie: Ik heb een lijst gehad van mensen die nog geen wens hadden gedaan. Met een groot deel van hun ben ik in gesprek gegaan en gevraagd wat ze leuk vonden, waar ze van droomde, etc. En probeerde ze zo te vertuigen van hun deelname.
(R)esultaat: Uiteindelijk kwamen er veel consumenten achter dat zij toch wel een droom hadden, iets wat ze leuk leek, wat ze altijd al wilde, een wens dus die binnen de categorieën viel. En men besloot vervolgens toch mee te doen aan het project. Het resultaat was absoluut merkbaar. Het merendeel van de mensen die nog geen wens hadden ingeleverd deed dat nu wel
(T)erugblik: Mensen overtuigen vind ik een interessante taak. Zeker als dat persoonlijk kan. Bij een volgende keer zal ik mensen weer persoonlijk benaderen als dit mogelijk is. Als doe doelgroep die je nastreeft vele male groter is dan is deze manier geen optie. Voor nu was het een goede manier die veel resultaat heeft opgeleverd.

Competentie: Visie.

(S)ituatie: Bij de competentie visie kwamen veel taken van mij samen. Ik heb namelijk vooruitgekeken tijdens het zoeken naar goede onderwerpen en categorieën voor het project (omgevingsbewustzijn) en verschillende onderzoeken gedaan. Die de voorafgestelde visie ondersteunen.
(T)aken: De visie was hetzelfde als de voorgaande editie, medewerkers en cliënten tevreden stellen doormiddel van dit project en eventuele wensen volbrengen. Ik moest gaan kijken of dit de vorige editie geslaagd was en of er ruimte voor verbetering was. Moest de visie worden aangepast of juist niet.
(A)ctie: Zoals ik eerder al vermelde heb ik een enquête afgenomen onder deelnemers en organisatoren van de vorige editie. Hierbij zaten ook vragen die gericht waren op de gestelde visie.
(R)esultaat: Het resultaat is dat veel deelnemers van de vorige editie erg tevreden waren. Medewerkers en cliënten waren enthousiast over het project en eigenlijk waren er alleen maar positieve reacties.
(T)erugblik: Als de visie word ondersteund door de deelnemers mag je als organisatie erg tevreden zijn. Misschien kun je de lat in het vervolg hoger gaan leggen door de visie specifieker en uitdagender te gaan maken. Al is het wel zo dat een sterke visie lang mee kan gaan.

Hockeytoernooi

Opdrachtgever: Hockeyclub MEP, Menno Messchaert toernooicommissie.

Opdracht en rol: Het organiseren van een hockeytoernooi voor ongeveer 350 deelnemers.Verloop opdracht: Via een kennis van mij ben ik betrokken geraakt bij de organisatie en uitvoering van dit hockeytoernooi. Ik heb verschillende taken gehad en volbracht, en het is succesvol verlopen. Ik had al enige ervaring met het organiseren met een hockeytoernooi wat mij absoluut van pas is gekomen.

De ontwikkelde competenties:

In de voorbereiding.
1: Overtuigingskracht (niveau 2)
2: Verbeeldingskracht (niveau 1)
3: Netwerken (niveau 1)
4: Creativiteit (niveau 1)
5: Visie (niveau 1)

Tijdens de uitvoering:
1: oordeelsvorming (niveau 2)
2: stressbestendigheid (niveau 2)
3: marktgerichtheid (niveau 1)
4: Mondelinge communicatie (niveau 2)

5: Groepsgericht leidinggeven (niveau 2)

Voorbereiding.

Competentie: Overtuigingskracht
(S)ituatie:
De competentie overtuigingskracht heb ik gebruikt bij het vinden van een sponsor. Ik heb de Rabobank benaderd om als sponsor beschikbaar te zijn voor ons hockeytoernooi om zo deels het toernooi te bekostigen.
(T)aken: Mijn taak was om een sponsor te vinden die een bijdrage wilde leveren aan ons hockeytoernooi.
(A)ctie: Ik ben persoonlijk meerdere malen op gesprek geweest bij de Rabobank. Hier heb ik uitgelegd wat ons plan was en hoe het toernooi er uit zou gaan zien. Daarnaast heb ik geprobeerd de Rabobank te overtuigen door de voordelen van hun sponsoring door te geven.
(R)esultaat: Het resultaat is dat de Rabobank een financiële bijdrage leverde voor het toernooi. Hierbij kwam het tot verschillende overeenkomsten tussen de toernooicommissie en de Rabobank.
(T)erugblik: Het vinden van een sponsor is niet altijd even makkelijk. Het is daarom van belang dat de competentie overtuigingskracht goed word nagestreefd. Bij het vinden van een sponsor moet je een bedrijf vaak overtuigen van de voordelen van de sponsoring, dat is in dit geval uitstekend gelukt.

Competentie: Verbeeldingskracht.
(S)ituatie: Er moest door de commissie een thema worden bedacht voor het toernooi. Aangezien het wereldkampioenschap voetbal de week na het toernooi zal beginnen leuk iemand het een goed idee dit als thema te gebruiken. Ik kon me goed in de gedachten van deze persoon vinden.
(T)aken: Er werd mij gevraagd om dit thema verder mee uit te breidden. Ik kon me in de gedachten van de andere persoon vinden en heb op deze manier samen het thema verder uitgewerkt.
(A)ctie: De actie die we ondernamen was het brainstormen over het thema. Wat konden we er mee gaan doen en wat was er uitvoerbaar. Hiermee hebben we de andere commissieleden een beeld gegeven van wat onze bedoeling was.
(R)esultaat: Het resultaat was dat er unaniem was besloten dat het wereldkampioenschap voetbal het thema zou moeten worden. De andere commissie leden waren overtuigt en hadden een duidelijk beeld van wat de bedoeling was rondom het thema.
(T)erugblik: Om zelf een beeld te krijgen van iemands gedachtes en om andere een beeld te geven van jou gedachten is het belangrijk goed naar elkaar te luisteren en ook goede informatie te geven. Nu was dit uitstekend verlopen. Een volgende keer zal ik nog meer proberen te zorgen dat ik overbodige informatie weg laat. Want dat schept nog meer duidelijkheid.

Competentie: Netwerken.
(S)ituatie: Voor het toernooi moest er een website gemaakt worden om deelnemers te informeren en ze via deze site te laten inschrijven. Een kennis van mij doet een opleiding voor het maken van websites. Ik bood aan om deze kennis te benaderen.
(T)aken: Ik zou mijn kennis benaderen en hem vragen of hij een website zou willen maken voor het hockeytoernooi.
(A)ctie: Ik ben bij deze kennis langs geweest en heb met hem de voorwaarden voor de site besproken. Daarna ben ik nog twee keer bij hem geweest om de site samen af te ronden zodat deze past in het plaatje van het toernooi.
(R)esultaat: De site is veel bezocht en gebruik van gemaakt. Deelnemende team hebben allemaal makkelijk kunnen inschrijven en via de site hun route gevonden naar de hockeyclub.
(T)erugblik: Een goede site is in dit geval van groot belang omdat er veel over deze site ging, inschrijvingen, route, etc. Via mijn netwerk hebben we een prima site beschikbaar kunnen stellen voor de deelnemers. Wat ik hiervan heb geleerd is dat netwerken erg handig en belangrijk zijn, zeker bij het organiseren van kleinere evenementen waarbij het niet altijd nodig is om een professionele organisatie in te huren.

Competentie: Creativiteit.
(S)ituatie: Voor het toernooi moest er een thema bedacht worden. Het moest de rode draad worden in het toernooi en aantrekkelijk zijn voor de deelnemers. Hierover hebben we met de gehele commissie nagedacht.
(T)aken: De hoofdtaak was het bedenken van een thema, toen iemand met het idee kwam om het wereldkampioenschap voetbal 2010 als thema te nemen heb ik samen met deze persoon het thema verder uitgewerkt.
(A)ctie: We hebben gebrainstormd en bedacht wat we met het thema konden. Team werden een land en moesten verkleed als dit land komen. Er werd een voetbalpenalty spel gehouden en een opblaasbaar tafelvoetbalspel ingehuurd.
(R)esultaat: De randvoorwaarden waren goed, de speelvelden en het clubhuis waren helemaal aangekleed aan de hand van het thema, ook de spellen waren ingehuurd zoals bedacht. Bovendien waren de deelnemers al voor het toernooi enthousiast over hoe zij zich zouden verkleden.
(T)erugblik: Het is volgens mijn inziens belangrijk om een thema te kiezen dat recent is. Het moet ‘in’ onder de gekozen doelgroep. Als een thema aanslaat is het evenement als deels geslaagd. Het is daarom belangrijk om creatief te zijn en met nieuwe dingen te komen. In dit geval was het thema erg geslaagd.

Competentie: Visie.
(S)ituatie: Voor deze competentie heb ik met mijn opdrachtgever van de commissie gekeken naar de voorgaande jaren, wat er goed was en wat er niet goed was. En zo hebben we gekeken wat er verbeterd moest worden.
(T)aken: Het belangrijkste was dat dit toernooi goed verliep en we niet dezelfde fouten zouden maken als voorgaande toernooien. Bij het organiseren van een evenement komen altijd problemen kijken. Het is belangrijk hiervan te leren en dat wilde wij ook doen.
(A)ctie: Wij hebben geïnformeerd bij oud-deelnemers en bij oud-organisatoren naar de problemen van voorgaande jaren. Vervolgens hebben wij deze naast onze plannen gelegd en gekeken wat we moesten verbeteren en hoe we wat het beste konden aanpakken om alles optimaal te laten verlopen.
(R)esultaat: Eerst een analyse maken aan de hand van je visie heb ik als zeer prettig ervaren. Hiermee heb je duidelijke doelen voor jezelf gesteld en weet je waar je naartoe wilt. Je voorkomt eerder gemaakte problemen en verbeterd je zelf ten opzichtte van voorgaande edities.
(T)erugblik: Door goed te kijken naar onze visie en wat we wilden hebben we veel bereikt. Het was duidelijk waar we naartoe wilde en op welke manier we dit wilde bereiken. Door onderzoek te doen en te analyseren is de kans nog groter dat deze visie succesvol is. In dit geval is dat zeker het geval geweest.

Tijdens het toernooi:

Competentie: Oordeelsvorming.
(S)ituatie: De competentie oordeelsvorming past precies bij de taak die ik toegewezen kreeg om te analyseren het succesvol het toernooi verliep. Ik moest zowel voor, als tijdens, als na het toernooi analyses maken van verschillende zaken.
(T)aken: Voor het toernooi heb ik met mijn collega al een analyse gemaakt over voorgaande edities van het toernooi om zo onze visie te ondersteunen. Deze resultaten heb ik gebruikt voor mijn oordeel. Ook na en tijdens het toernooi heb ik onderzoek gedaan.
(A)ctie: Zoals eerder aangegeven heb ik voor het toernooi al de verschillende analyses gemaakt. Dit heb ik tijdens en na het toernooi doorgezet. Ik heb over verschillende onderwerpen vragen gesteld aan verschillende groepen (sponsor, medewerkers, deelnemers, begeleiders). Deze resultaten heb ik samen met een collega vervolgens aan het einde van het toernooi samen gevoegd en tegen elkaar afgezet. Om ze verschillende zaken te beoordelen en conclusies te trekken.
(R)esultaat: Het resultaat van deze analyses en onderzoeken is prima. Er kwamen een aantal dingen aan het licht waar de organisatie geen rekening mee had gehouden en er waren ook positieve punten. Een oordeel kun je pas vormen als je de feiten voor je hebt en als je meerdere meningen hebt. In dit geval hebben wij dus van verschillende doelgroepen de mening en niet zomaar van de belangrijkste personen de mening over genomen.
(T)erugblik: Het is goed om feiten te hebben alvorens je een oordeel gaat vormen. Dan is je oordeel ergens op gebaseerd. Ik heb hiermee dus geleerd dat een kwalitatief goed onderzoek van groot belang is voor je oordeelsvorming. Je moet voordelen en nadelen tegen elkaar afzetten en verschillende punten onderzoeken. In dit geval zijn we daar in geslaagd en hebben we zinvolle oordelen over de verschillende onderwerpen van het toernooi kunnen vormen.

Competentie: Stressbestendigheid.
(S)ituatie:
Tijdens het toernooi waren er ook (vrijwillige) scheidsrechters nodig. Wij hadden een aantal mensen benaderd die hadden toegezegd. Van deze 6 kwamen er vervolgens 3 niet opdagen door uiteenlopende redenen maar het toernooi moest beginnen. Dus moesten er snel vervangers gevonden worden. Ook moest het scheidsrechterschema zo snel mogelijk worden aangepast.
(T)aken: Samen met een collega moesten we zo snel mogelijk ergens minimaal 2 scheidsrechters vandaan zien te halen. Zodat de aanwezige scheidsrechters werden ontlast en het toernooi zijn doorgang kan vinden op een goede wijze.
(A)ctie: Eerst pasten we het scheidsrechter schema aan zodat de aanwezige scheidsrechters gelijk konden beginnen met fluiten en de openstaande plaatsen konden overnemen. Daarna zijn we op zoek gegaan naar mensen die capabel waren om een hockeywedstrijd te fluiten, beschikbaar waren en dit op vrijwillige basis wilde doen.
(R)esultaat: Door snel handelen hadden we gauw 2 scheidsrechters tot onze beschikking en heeft 1 iemand van de toernooicommissie de scheidsrechters ondersteund, hierdoor konden we ook het schema tijdig herstellen. De aanwezige scheidsrechters waren enthousiast en tevreden over het verloop van de wedstrijden. Ook de deelnemers waren positief over het feit dat er bij elke wedstrijd goede begeleiding was.
(T)erugblik: Wat van belang is in een situatie als deze is dat je rustig blijft en goed nadenkt over de volgorde van handelen. Wat moet er nu als eerste gebeuren? Wat heeft de prioriteit? Dat is wat ik gedaan heb in dit geval, door eerst het schema aan te passen en daarna pas op zoek te gaan naar invallers. Het belangrijkste is dat je goede afspraken moet maken met vrijwilligers en zorgt dat je hier van op aan kunt zodat je dit soort problemen voorkomt. Bovendien heb ik geleerd dat het enorm belangrijk is dat je je vrijwilligers waardeert.


Competentie: Marktgerichtheid.
(S)ituatie: Het toernooi had niet als doelstelling om winstgevend te zijn. Dit zou wel een goede bijkomstigheid zijn, van het geld zou de club dan wat kunnen ondernemen voor bijvoorbeeld een volgend toernooi.
(T)aken: Zoals ik eerder vertelde had ik een sponsor benaderd om deels het toernooi te bekostigen. Teams betalen ook zelf inleg op hockeytoernooien omdat men betaald voor het ontbijt, lunch, diner, dj op het feest, etc. Daarom heb ik onderzocht hoe duur al deze onkosten samen waren en gekeken hoe dat bij andere toernooien was. Ook moest ik mede de prijs van de consumpties bepalen.
(A)ctie: Ik heb de onkosten berekend om te zien wat we totaal kwijt waren. Vervolgens heb ik gekeken naar voorgaande toernooien en toernooien in de regio van dezelfde grote. Aan de hand hiervan is er een prijs gekomen van 27,50 euro per persoon. Tijdens het toernooi zelf waren de kosten van de consumpties 1,25 euro.
(R)esultaat: Het resultaat was dat het geld van de sponsor en het geld dat iedere deelnemer individueel betaalde voldoende was om alles rondom het toernooi te bekostigen. Het geld dat binnen kwam via de consumpties was de winst tijdens dit evenement. Deze winst is voor de hockeyclub en beschikbaar voor een volgend evenement wat de club zal gaan organiseren.
(T)erugblik: De deelnemers waren zowel tevreden over de prijs van het toernooi als over de consumptieprijs. De prijs die men betaalde voor het toernooi vond men goed, het was gemiddeld vergeleken met andere toernooien. De prijs voor de consumpties was men zeer tevreden over omdat het goedkoper was dan bij de meeste andere toernooien. Ik heb gemerkt dat het belangrijk is om te vergelijken met concurrentie als het om prijzen gaat, consumenten kijken vaak als eerst naar de prijs.

Competentie: Mondelinge communicatie.
(S)ituatie: Het toernooi vond plaats in mijn woonplaats Boxtel, ik werkte samen met mensen die ik al goed kende of al eerder had gesproken.
(T)aken: Voor en tijdens het toernooi heb ik met 3 mensen intensief samen gewerkt. Met hen heb ik het over financiën, thema, sponsoring en het wedstrijdschema gehad.
(A)ctie: Als commissie hadden we een half jaar lang eens per maand een vergadering, dit was met 8 mensen. Er werd mondeling overlegd. Met de 3 mensen waar ik meer intensief mee moest samen werken had ik wekelijks contact, dit was via een vergadering of telefonisch contact. Bijna alle communicatie rondom mijn taken is via mondelinge communicatie gebeurd.
(R)esultaat: De maandelijkse vergaderingen waren erg nuttig en essentieel. We hielpen elkaar namelijk als iemand ergens niet uitkwam en door te weten hoe de andere ervoor stonden was het een controle op de voortgang van ieders taken. Ook de extra vergaderingen met de selecte groep van samenwerken waren nuttig omdat we elkaar bevindingen nodig hadden bij de voortgang.
(T)erugblik: Mondelinge communicatie is een vorm van communicatie waar ik persoonlijk erg over te spreken ben. Het is makkelijk en snel. Wel is het zo dat het vooral goed werkt als je diegene waarmee je samenwerkt wat beter kent. Als de communicatie met iemand is die je minder goed kent zoals bijvoorbeeld een sponsor is het vaak beter om een brief of mail op te stellen. Maar in dit geval was mondelinge communicatie een juiste optie.


Competentie: Groepsgericht leidinggeven
(S)ituatie: Tijdens het toernooi was ik verantwoordelijk en had de leiding over de scheidsrechters en het horecapersoneel.
(T)aken: Mijn taak was het om ervoor te zorgen dat de (vrijwillige) scheidsrechters en het aanwezige horecapersoneel hun taken op juiste wijze uitvoerde, ze het naar hun zin hadden, op tijd in hun positie waren, en dat de bezetting voldoende was.
(A)ctie: Tijdens het toernooi heb ik door wat problemen (zie competentie stressbestendigheid) de scheidsrechters veel begeleid en instructies gegeven. Ik ben ze tegemoet gekomen en heb ze aangestuurd omdat het schema was aangepast. Ik heb de gehele 2 dagen, ook in de avond tijdens het feest, de bar in de gaten gehouden. Gekeken of er voldoende bezitting was, zelf meegeholpen en mensen taken gegeven. Als er op momenten geen werk was het ik het personeel toch op een andere manier aan het werk gezet. Dit deed ik in overleg maar ik nam wel de uiteindelijke beslissingen en bepaalde wie wat deed.
(R)esultaat: Doordat ik persoonlijk meehielp en interesse toonde in ‘mijn personeel’ was er een goede samenwerking, men kwam met problemen naar mij toe omdat ik kenbaar had gemaakt dat dit kon. Vervolgens deed ik er alles aan om dit op te lossen. Omdat men wist dat ik voor hen klaar stond kreeg ik er ook wat voor terug, er werd geluisterd en alles naar wens uitgevoerd.
(T)erugblik: Ik en de rest van de toernooi commissie met mij waren zeer tevreden over de bijdrage van de scheidsrechters en het personeel. Vrijwilligers zijn belangrijk heb ik geleerd en je moet ze respectvol behandelen maar wel duidelijk zeggen wat zij moeten doen. De personen zelf die onder mijn leiding stonden waren erg te spreken over mijn handelswijze. Ik gaf duidelijke taken, iedereen wist wat hij of zijn moest doen en wanneer. Ook het feit dat ik luisterde naar suggesties was een punt waarover men tevreden was.

dinsdag 23 maart 2010

Carnavalsfeest

Opdrachtgever: Bar Becoloth.

Opdracht en rol: Het organiseren van een carnavalsfeest voor minimaal 120 en maximaal 160 personen.Verloop opdracht: De voorbereiding liep zoals gepland met hier en daar wat problemen rondom het gasten aantal. Dit is uiteindelijk goed gekomen wat een zeer succesvolle dag heeft opgeleverd.

De ontwikkelde competenties:

In de voorbereiding.
1: Plannen en organiseren. (niveau 2)
2: Initiatief. (niveau 3)
3: Mondelinge communicatie. (niveau 2)
4: Netwerken (niveau 1)

Tijdens het feest.
1: Stressbestendigheid. (niveau 2)
2: Inzet. (niveau 3)
3: Samenwerken. (niveau 3)
4: Marktgerichtheid. (niveau 1)
5: Creativiteit. (niveau 1)

Voorbereiding.

Competentie: Plannen en organiseren

(S)ituatie: Het feest zou plaats vinden op maandag 15 februari tijdens carnaval bij Bar Becoloth te Boxtel. 6 weken voor het feest begonnen de voorbereidingen. Het feest zou van 14:00 uur tot 20:00 uur gaan plaatsvinden.
(T)aken: Mijn taak was het om een datum en een tijd te plannen. Een thema te kiezen. Een dj te regelen en mensen vinden die enthousiast waren om vrijwillig dit feest met mij te organiseren. Ook moest er een gastenlijst komen om de kaartverkoop op gang te brengen.
(A)ctie: Wat ik heb gedaan is in overleg met mijn baas een datum en tijd besproken. Ook zijn er over de financiële kant van het feest beslissingen gevallen. Er is een gastenlijst gemaakt. Een dj benaderd. Vrijwilligers zijn benaderd. Een Hyves pagina aangemaakt. Affiches ontworpen. Een thema gekozen.

(R)esultaat: Het resultaat van al dit plannen en organiseren was dat alles duidelijk was. Er was duidelijk uitgestippeld hoe alles moest gebeuren en wat er moest gebeuren. Tijdig was duidelijk naar hoeveel bezoekers we zouden gaan wat belangrijk was in verband met de consumpties, personeel, etc.
(T)erugblik: Voor mij was snel duidelijk waar ik naartoe wilde met mijn plan en daarom was de planning ook erg duidelijk. Deze planning waarop alles stond aangegeven wat te doen heeft mij zeker geholpen bij het organiseren. Ik zal in het vervolg ook zeker weer een planning maken bij het organiseren van een dergelijk evenement.


Competentie: Initiatief.
(S)ituatie:
Ik heb persoonlijk het initiatief genomen om dit feest te gaan organiseren. Uit mijn ervaring wist ik dat er sinds 2 jaar niets word georganiseerd op de maandag met carnaval in de kroeg waar ik werk. Dit is wel een dag met mogelijkheden voor een kroeg om een goede omzet te halen. Ik had een idee voor een ‘happy hardcore feest’ en ben hiermee naar mijn baas gestapt. Deze zag het wel zitten en vervolgens ben ik aan de slag gegaan.
(T)aken: Mijn baas zou zorgen voor personeel die dag en samen bespraken we de financiële kant. Verder lag het initiatief bij mij. Ik mocht mijn eigen thema kiezen, zelf een dj regelen, gasten uitnodigen en vrijwilligers zoeken om mij te helpen.
(A)ctie: De belangrijkste actie omtrent het initiatief is geweest om de eerste stap te zetten en mezelf aan te bieden als organisator van het carnavalsfeest.
(R)esultaat: De organisatie en het feest zijn succesvol verlopen. De mensen waren zowel voor als na het feest enthousiast en er word nu nagedacht over het feest van volgend jaar.
(T)erugblik: Het is goed om te weten dat mijn baas openstaat voor eigen ideeën van zijn werknemers. Hier zou ik in het vervolg gebruik van kunnen maken. Wat het mij ook geleerd heeft is dat je zelf het initiatief moet durven nemen. Een nee heb je, een ja kun je krijgen.

Competentie: Mondelinge communicatie.
(S)ituatie:
Het feest was in mijn woonplaats Boxtel. Ik werkte samen met mensen die ik goed ken en ik vaak zag. Mondelinge communicatie was daardoor vanzelfsprekend en de beste manier van communiceren in dit geval.
(T)aken: Ik moest als organisator in de voorbereiding communiceren met mijn baas over financiën, datum, tijd, aantal gasten. Met vrijwilligers (collega’s en vrienden) die mij hielpen bij de organisatie communiceerde ik over, hoe de gasten uit te nodigen, de gastenlijst, het thema, de dj. Dit deden wij door 5 weken voor het feest elke week een vergadering te beleggen.
(A)ctie: De actie die is ondernomen om tot de mondelinge communicatie te komen is het beleggen van een wekelijkse vergadering. Ook was er veel telefonisch contact.
(R)esultaat: Door de vergaderingen spraken we elkaar minimaal eens per week over het feest. Daardoor wist je hoe de ander ervoor stond met de voorbereidingen op zijn of haar taak. Dit gaf mij als organisator een duidelijk beeld van wat er nog moest gebeuren. Voor vragen kon men ook altijd bij mij terecht.
(T)erugblik: In het vervolg zou ik absoluut weer zo te werk gaan. Voor mij persoonlijk is mondelinge communicatie een fijne manier van werken. Je kunt dan namelijk doorvragen als iets toch niet helemaal duidelijk is en ingaan op het hetgeen wat de ander zegt. De wekelijkse vergaderingen waren achteraf een uitstekend idee.

Competentie: Netwerken.
(S)ituatie: Tijdens de voorbereiding werd duidelijk dat er twee posities waren die bekleed moesten worden door specialisten. Namelijk de positie van dj en de positie van een grafisch ontwerper. De dj voor het feest zelf en de grafisch ontwerper voor de Hyves site en de affiches om bezoekers te trekken.
(T)aken: Als organisator moest ik op zoek naar een vrijwillige dj en een vrijwillige grafisch ontwerper. Met mijn baas had ik afgesproken om hier geen budget voor op te stellen omdat ik verwachtte dat ik deze kosteloos zou kunnen vinden.
(A)ctie: Voor de dj ben ik eerst gaan zoeken naar een dj die past bij het thema. Nadat ik deze had gevonden heb ik informatie ingewonnen over de dj en deze benaderd. Voor de grafisch ontwerper heb ik een persoonlijke vriend van mij benaderd die gespecialiseerd is in het bouwen van websites en het ontwerpen van affiches.
(R)esultaat: De dj was snel enthousiast en met hem is de regeling getroffen dat hij een aantal carnavalsmunten zou krijgen als kleine vergoeding. Mijn baas was het hier mee eens. De grafisch ontwerper heeft kosteloos de site gemaakt en affiches voor het feest ontworpen.
(T)erugblik: De grafisch ontwerper is een netwerk wat voor mij zeer goed van pas komt omdat het niet mijn sterkste punt is. Dit netwerk zal ik vaker inschakelen omdat deze ook nog eens van een hoog niveau is. De dj was een uitstekende optie voor dit thema en de grootte van het feest. Als het feest een ander thema zal krijgen of groter zal worden zal de positie van de dj anders worden ingevuld.

Tijdens het feest:

Competentie: Stressbestendigheid.
(S)ituatie: De competentie stressbestendigheid is van toepassing omdat tien minuten voor aanvang van het feest de muziek installatie kapot ging. De muziek maakt het feest vaak en dat was hier niet anders, het thema was er zelfs op afgestemd.
(T)aken: De installatie moest gemaakt worden of er moest een nieuwe kabel en een nieuwe cd speler komen. Dit moest ik met een collega zo snel mogelijk oplossen.
(A)ctie: De actie die ik en mijn collega hebben ondernomen is het aanschaffen van een nieuwe kabel en cd speler via een connectie die werkt in de wereld van het licht en geluid.
(R)esultaat: Het probleem was na een twintig minuten opgelost waardoor de dj tien minuten heeft moeten draaien met slechts één cd speler. Het publiek heeft hier totaal geen weet van gehad en niks van gemerkt. De nieuwe apparatuur was snel aangesloten en de met de muziek is alles verder goed verlopen.
(T)erugblik: Mijn idee op de apparatuur te testen vooraf met de dj was prima. In het vervolg zou ik dit alleen veel eerder voor aanvang doen. Zodat je nog rustig wat kan regelen mocht het mis gaan. Nu bracht het een hoop stress met zich mee.

Competentie: Inzet.
(S)ituatie: Tijdens het feest was ik vooral het eerste uur druk met het controleren of alles goed liep, de kaartverkoop, de muziek, de juiste aankleding in verband met het thema en het in de gaten houden of de gasten het naar hun zin hadden.
(T)aken: De belangrijkste taak tijdens het feest was er vooral voor zorgen dat alles liep zoals vooraf gepland. Door een goede planning en vrijwilligers die hun taken uitstekend uitvoerde bleek dit geen probleem.
(A)ctie: De actie die ik ondernam was het in de gaten houden van de kaartverkoop, de dj helpen met het probleem van de apparatuur en het personeel hier en daar ondersteunen zodat ook zij het naar hun zin hadden.
(R)esultaat: Het resultaat van mijn inzet waren veel positieve reacties naar mij persoonlijk en mijn collega’s. Door hard te werken zijn er geen grote problemen geweest.
(T)erugblik: Achteraf was ik zeer tevreden over mijn eigen inzet en over de inzet van de andere vrijwilligers. Het is belangrijk om goede vrijwilligers te hebben die weten wat ze doen. Hiervoor moet jij ze als organisator en op dat moment leiding gevende de hulp bieden die zij nodig hebben. Dan kun je goed werk terug verachtten.

Competentie: Samenwerken
(S)ituatie: Tijdens de voorbereiding heb ik veel alleen kunnen doen. Op de dag van het feest zelf heb ik samen gewerkt met 12 tot 15 personen. Hieronder vielen mijn baas, de dj, de grafisch ontwerper, 6 personeelsleden, de mensen voor de kaartverkoop.
(T)aken: Ik moest als organisator met al deze mensen samenwerken. Ik gaf de taken die zij uit moesten voeren en legde uit wat mijn ideeën waren hoe bepaalde situaties aan te pakken.
(A)ctie: Het personeel is bekend met het werken in de kroeg. Deze middag waren er wel andere regels omtrent het consumptie verbruik wat ik hen heb uitgelegd. Zelf heb ik ook een aantal keer meegeholpen achter de bar om het personeel te ondersteunen en te informeren naar hoe het ging. Met mijn baas werkte ik vooral in de voorbereiding samen om afspraken te maken rondom het feest. Ook de grafisch ontwerper en ik keken in de voorbereiding samen naar de verschillende opties en bespraken deze. Tijdens het feest werkte ik nog intensief samen met de vrijwilligers voor de kaartverkoop en de dj.
(R)esultaat: Het resultaat van deze samenwerking was dat het voor de ‘medewerkers’ duidelijk was wat er van hen verlangt werd. En als er vragen waren stappen men gemakkelijk op mij af, omdat ik ze duidelijk had gemaakt dat ik daarvoor beschikbaar was. De samenwerking verliep zonder problemen.
(T)erugblik: Als organisator probeerde ik alle ‘medewerkers’ evenveel en zoveel mogelijk aandacht te geven. Je moet geïnteresseerd zijn in een ander zijn taken en werk. Dit zal ik in het vervolg ook doen omdat men dat waardeert en het zorgt voor een goede band en tevens een goede samenwerking.

Competentie: Marktgerichtheid.
(S)ituatie: Het feest moest natuurlijk voor mijn baas wel winstgevend zijn. Om dit te bereiken sprak ik met hem over een goede prijs voor de kaartverkoop. Het moest een prijs worden waarin de bezoekers voor een bepaald bedrag tijdens het feest ‘gratis’ konden drinken. Het voordeel voor mijn baas was ook dat hij op een maandagmiddag met carnaval zijn kroeg vol had. Normaal is dit de laatste jaren een rustige middag.
(T)aken: Ik heb om tot een goede prijs te komen uitgezocht hoe concurrenten dit deden en wat de consumenten een goede prijs vonden. Het moest een prijs zijn die zowel voor mijn baas als voor de bezoekers aantrekkelijk was.
(A)ctie: Na het onderzoeken van de mogelijkheden en overleg met mijn baas zijn we tot een bepaalde prijs gekomen waar verschillende voorwaarden aan zaten.
(R)esultaat: Het resultaat was een prijs van 20 Euro. De voorwaarde waren dat er fris, bier en wijn gedronken kon worden en een mix drankje koste één in plaats van twee munten. Het resultaat was dat mijn baas tevreden was met de prijs en het merendeel van de bezoekers kon zich hier ook in vinden.
(T)erugblik: Er waren bezoekers bij die de prijs te hoog vonden maat mijn inziens zal dat altijd zo zijn. Omdat ik heb gekeken naar concurrenten en veel heb overlegt vind ik persoonlijk dat de prijs voor beide partijen aantrekkelijk was. Ook in het vervolg zal ik eerst onderzoek plegen alvorens conclusies te trekken.

Competentie: Creativiteit.
(S)ituatie: Het feest was mijn idee en ik wilde er geen standaard carnavalsfeest van gaan maken. Mijn baas vond dit prima en dus mocht ik zelf een thema bedenken en creatief zijn.
(T)aken: De belangrijkste taak was het bedenken van een thema dat de doelgroep zou raken. De doelgroep was van mijn generatie, 18 t/m 26 jaar. Een andere taak was om de groep tijdens het feest aan te kleden in samenhang met het thema.
(A)ctie: Het thema werd ‘happy hardcore’. Hierbij werd een passende dj gezocht, er was een dresscode waaraan men zich moest houden als men wilde komen en de kroeg werd op een bepaalde manier versierd met lichteffecten.
(R)esultaat: Iedere bezoeker had zich eigenlijk aan de dresscode gehouden, dit gaf een mooie sfeer van saamhorigheid. De kroeg zag er door de lichteffecten met lasers spectaculair uit. Dit zorgde samen voor een mooi totaal plaatje.
(T)erugblik: Het thema sloeg absoluut aan bij de bezoekers en was een meerwaarde voor het feest. Het is dus gebleken dat je door creatief te zijn veel kan doen aan de sfeer tijdens een feest. Bezoekers verwachtten wat als ze ergens heen gaan. Achteraf ben ik dus zeer tevreden over het feit dat we er geen standaard carnavalsfeest van hebben gemaakt.