Carnavalsfeest

Opdrachtgever: Bar Becoloth.

Opdracht en rol: Het organiseren van een carnavalsfeest voor minimaal 120 en maximaal 160 personen.Verloop opdracht: De voorbereiding liep zoals gepland met hier en daar wat problemen rondom het gasten aantal. Dit is uiteindelijk goed gekomen wat een zeer succesvolle dag heeft opgeleverd.

De ontwikkelde competenties:

In de voorbereiding.
1: Plannen en organiseren. (niveau 2)
2: Initiatief. (niveau 3)
3: Mondelinge communicatie. (niveau 2)
4: Netwerken (niveau 1)

Tijdens het feest.
1: Stressbestendigheid. (niveau 2)
2: Inzet. (niveau 3)
3: Samenwerken. (niveau 3)
4: Marktgerichtheid. (niveau 1)
5: Creativiteit. (niveau 1)

Voorbereiding.

Competentie: Plannen en organiseren
(S)ituatie: Het feest zou plaats vinden op maandag 15 februari tijdens carnaval bij Bar Becoloth te Boxtel. 6 weken voor het feest begonnen de voorbereidingen. Het feest zou van 14:00 uur tot 20:00 uur gaan plaatsvinden.
(T)aken: Mijn taak was het om een datum en een tijd te plannen. Een thema te kiezen. Een dj te regelen en mensen vinden die enthousiast waren om vrijwillig dit feest met mij te organiseren. Ook moest er een gastenlijst komen om de kaartverkoop op gang te brengen.
(A)ctie: Wat ik heb gedaan is in overleg met mijn baas een datum en tijd besproken. Ook zijn er over de financiële kant van het feest beslissingen gevallen. Er is een gastenlijst gemaakt. Een dj benaderd. Vrijwilligers zijn benaderd. Een Hyves pagina aangemaakt. Affiches ontworpen. Een thema gekozen.
(R)esultaat: Het resultaat van al dit plannen en organiseren was dat alles duidelijk was. Er was duidelijk uitgestippeld hoe alles moest gebeuren en wat er moest gebeuren. Tijdig was duidelijk naar hoeveel bezoekers we zouden gaan wat belangrijk was in verband met de consumpties, personeel, etc.
(T)erugblik: Voor mij was snel duidelijk waar ik naartoe wilde met mijn plan en daarom was de planning ook erg duidelijk. Deze planning waarop alles stond aangegeven wat te doen heeft mij zeker geholpen bij het organiseren. Ik zal in het vervolg ook zeker weer een planning maken bij het organiseren van een dergelijk evenement.

Competentie: Initiatief.
(S)ituatie: Ik heb persoonlijk het initiatief genomen om dit feest te gaan organiseren. Uit mijn ervaring wist ik dat er sinds 2 jaar niets word georganiseerd op de maandag met carnaval in de kroeg waar ik werk. Dit is wel een dag met mogelijkheden voor een kroeg om een goede omzet te halen. Ik had een idee voor een ‘happy hardcore feest’ en ben hiermee naar mijn baas gestapt. Deze zag het wel zitten en vervolgens ben ik aan de slag gegaan.
(T)aken: Mijn baas zou zorgen voor personeel die dag en samen bespraken we de financiële kant. Verder lag het initiatief bij mij. Ik mocht mijn eigen thema kiezen, zelf een dj regelen, gasten uitnodigen en vrijwilligers zoeken om mij te helpen.
(A)ctie: De belangrijkste actie omtrent het initiatief is geweest om de eerste stap te zetten en mezelf aan te bieden als organisator van het carnavalsfeest.
(R)esultaat: De organisatie en het feest zijn succesvol verlopen. De mensen waren zowel voor als na het feest enthousiast en er word nu nagedacht over het feest van volgend jaar.
(T)erugblik: Het is goed om te weten dat mijn baas openstaat voor eigen ideeën van zijn werknemers. Hier zou ik in het vervolg gebruik van kunnen maken. Wat het mij ook geleerd heeft is dat je zelf het initiatief moet durven nemen. Een nee heb je, een ja kun je krijgen.

Competentie: Mondelinge communicatie.
(S)ituatie: Het feest was in mijn woonplaats Boxtel. Ik werkte samen met mensen die ik goed ken en ik vaak zag. Mondelinge communicatie was daardoor vanzelfsprekend en de beste manier van communiceren in dit geval.
(T)aken: Ik moest als organisator in de voorbereiding communiceren met mijn baas over financiën, datum, tijd, aantal gasten. Met vrijwilligers (collega’s en vrienden) die mij hielpen bij de organisatie communiceerde ik over, hoe de gasten uit te nodigen, de gastenlijst, het thema, de dj. Dit deden wij door 5 weken voor het feest elke week een vergadering te beleggen.
(A)ctie: De actie die is ondernomen om tot de mondelinge communicatie te komen is het beleggen van een wekelijkse vergadering. Ook was er veel telefonisch contact.
(R)esultaat: Door de vergaderingen spraken we elkaar minimaal eens per week over het feest. Daardoor wist je hoe de ander ervoor stond met de voorbereidingen op zijn of haar taak. Dit gaf mij als organisator een duidelijk beeld van wat er nog moest gebeuren. Voor vragen kon men ook altijd bij mij terecht.
(T)erugblik: In het vervolg zou ik absoluut weer zo te werk gaan. Voor mij persoonlijk is mondelinge communicatie een fijne manier van werken. Je kunt dan namelijk doorvragen als iets toch niet helemaal duidelijk is en ingaan op het hetgeen wat de ander zegt. De wekelijkse vergaderingen waren achteraf een uitstekend idee.

Competentie: Netwerken.
(S)ituatie: Tijdens de voorbereiding werd duidelijk dat er twee posities waren die bekleed moesten worden door specialisten. Namelijk de positie van dj en de positie van een grafisch ontwerper. De dj voor het feest zelf en de grafisch ontwerper voor de Hyves site en de affiches om bezoekers te trekken.
(T)aken: Als organisator moest ik op zoek naar een vrijwillige dj en een vrijwillige grafisch ontwerper. Met mijn baas had ik afgesproken om hier geen budget voor op te stellen omdat ik verwachtte dat ik deze kosteloos zou kunnen vinden.
(A)ctie: Voor de dj ben ik eerst gaan zoeken naar een dj die past bij het thema. Nadat ik deze had gevonden heb ik informatie ingewonnen over de dj en deze benaderd. Voor de grafisch ontwerper heb ik een persoonlijke vriend van mij benaderd die gespecialiseerd is in het bouwen van websites en het ontwerpen van affiches.
(R)esultaat: De dj was snel enthousiast en met hem is de regeling getroffen dat hij een aantal carnavalsmunten zou krijgen als kleine vergoeding. Mijn baas was het hier mee eens. De grafisch ontwerper heeft kosteloos de site gemaakt en affiches voor het feest ontworpen.
(T)erugblik: De grafisch ontwerper is een netwerk wat voor mij zeer goed van pas komt omdat het niet mijn sterkste punt is. Dit netwerk zal ik vaker inschakelen omdat deze ook nog eens van een hoog niveau is. De dj was een uitstekende optie voor dit thema en de grootte van het feest. Als het feest een ander thema zal krijgen of groter zal worden zal de positie van de dj anders worden ingevuld.

Tijdens het feest:

Competentie: Stressbestendigheid.
(S)ituatie: De competentie stressbestendigheid is van toepassing omdat tien minuten voor aanvang van het feest de muziek installatie kapot ging. De muziek maakt het feest vaak en dat was hier niet anders, het thema was er zelfs op afgestemd.
(T)aken: De installatie moest gemaakt worden of er moest een nieuwe kabel en een nieuwe cd speler komen. Dit moest ik met een collega zo snel mogelijk oplossen.
(A)ctie: De actie die ik en mijn collega hebben ondernomen is het aanschaffen van een nieuwe kabel en cd speler via een connectie die werkt in de wereld van het licht en geluid.
(R)esultaat: Het probleem was na een twintig minuten opgelost waardoor de dj tien minuten heeft moeten draaien met slechts één cd speler. Het publiek heeft hier totaal geen weet van gehad en niks van gemerkt. De nieuwe apparatuur was snel aangesloten en de met de muziek is alles verder goed verlopen.
(T)erugblik: Mijn idee op de apparatuur te testen vooraf met de dj was prima. In het vervolg zou ik dit alleen veel eerder voor aanvang doen. Zodat je nog rustig wat kan regelen mocht het mis gaan. Nu bracht het een hoop stress met zich mee.

Competentie: Inzet.
(S)ituatie: Tijdens het feest was ik vooral het eerste uur druk met het controleren of alles goed liep, de kaartverkoop, de muziek, de juiste aankleding in verband met het thema en het in de gaten houden of de gasten het naar hun zin hadden.
(T)aken: De belangrijkste taak tijdens het feest was er vooral voor zorgen dat alles liep zoals vooraf gepland. Door een goede planning en vrijwilligers die hun taken uitstekend uitvoerde bleek dit geen probleem.
(A)ctie: De actie die ik ondernam was het in de gaten houden van de kaartverkoop, de dj helpen met het probleem van de apparatuur en het personeel hier en daar ondersteunen zodat ook zij het naar hun zin hadden.
(R)esultaat: Het resultaat van mijn inzet waren veel positieve reacties naar mij persoonlijk en mijn collega’s. Door hard te werken zijn er geen grote problemen geweest.
(T)erugblik: Achteraf was ik zeer tevreden over mijn eigen inzet en over de inzet van de andere vrijwilligers. Het is belangrijk om goede vrijwilligers te hebben die weten wat ze doen. Hiervoor moet jij ze als organisator en op dat moment leiding gevende de hulp bieden die zij nodig hebben. Dan kun je goed werk terug verachtten.

Competentie: Samenwerken
(S)ituatie: Tijdens de voorbereiding heb ik veel alleen kunnen doen. Op de dag van het feest zelf heb ik samen gewerkt met 12 tot 15 personen. Hieronder vielen mijn baas, de dj, de grafisch ontwerper, 6 personeelsleden, de mensen voor de kaartverkoop.
(T)aken: Ik moest als organisator met al deze mensen samenwerken. Ik gaf de taken die zij uit moesten voeren en legde uit wat mijn ideeën waren hoe bepaalde situaties aan te pakken.
(A)ctie: Het personeel is bekend met het werken in de kroeg. Deze middag waren er wel andere regels omtrent het consumptie verbruik wat ik hen heb uitgelegd. Zelf heb ik ook een aantal keer meegeholpen achter de bar om het personeel te ondersteunen en te informeren naar hoe het ging. Met mijn baas werkte ik vooral in de voorbereiding samen om afspraken te maken rondom het feest. Ook de grafisch ontwerper en ik keken in de voorbereiding samen naar de verschillende opties en bespraken deze. Tijdens het feest werkte ik nog intensief samen met de vrijwilligers voor de kaartverkoop en de dj.
(R)esultaat: Het resultaat van deze samenwerking was dat het voor de ‘medewerkers’ duidelijk was wat er van hen verlangt werd. En als er vragen waren stappen men gemakkelijk op mij af, omdat ik ze duidelijk had gemaakt dat ik daarvoor beschikbaar was. De samenwerking verliep zonder problemen.
(T)erugblik: Als organisator probeerde ik alle ‘medewerkers’ evenveel en zoveel mogelijk aandacht te geven. Je moet geïnteresseerd zijn in een ander zijn taken en werk. Dit zal ik in het vervolg ook doen omdat men dat waardeert en het zorgt voor een goede band en tevens een goede samenwerking.

Competentie: Marktgerichtheid.
(S)ituatie: Het feest moest natuurlijk voor mijn baas wel winstgevend zijn. Om dit te bereiken sprak ik met hem over een goede prijs voor de kaartverkoop. Het moest een prijs worden waarin de bezoekers voor een bepaald bedrag tijdens het feest ‘gratis’ konden drinken. Het voordeel voor mijn baas was ook dat hij op een maandagmiddag met carnaval zijn kroeg vol had. Normaal is dit de laatste jaren een rustige middag.
(T)aken: Ik heb om tot een goede prijs te komen uitgezocht hoe concurrenten dit deden en wat de consumenten een goede prijs vonden. Het moest een prijs zijn die zowel voor mijn baas als voor de bezoekers aantrekkelijk was.
(A)ctie: Na het onderzoeken van de mogelijkheden en overleg met mijn baas zijn we tot een bepaalde prijs gekomen waar verschillende voorwaarden aan zaten.
(R)esultaat: Het resultaat was een prijs van 20 Euro. De voorwaarde waren dat er fris, bier en wijn gedronken kon worden en een mix drankje koste één in plaats van twee munten. Het resultaat was dat mijn baas tevreden was met de prijs en het merendeel van de bezoekers kon zich hier ook in vinden.
(T)erugblik: Er waren bezoekers bij die de prijs te hoog vonden maat mijn inziens zal dat altijd zo zijn. Omdat ik heb gekeken naar concurrenten en veel heb overlegt vind ik persoonlijk dat de prijs voor beide partijen aantrekkelijk was. Ook in het vervolg zal ik eerst onderzoek plegen alvorens conclusies te trekken.

Competentie: Creativiteit.
(S)ituatie: Het feest was mijn idee en ik wilde er geen standaard carnavalsfeest van gaan maken. Mijn baas vond dit prima en dus mocht ik zelf een thema bedenken en creatief zijn.
(T)aken: De belangrijkste taak was het bedenken van een thema dat de doelgroep zou raken. De doelgroep was van mijn generatie, 18 t/m 26 jaar. Een andere taak was om de groep tijdens het feest aan te kleden in samenhang met het thema.
(A)ctie: Het thema werd ‘happy hardcore’. Hierbij werd een passende dj gezocht, er was een dresscode waaraan men zich moest houden als men wilde komen en de kroeg werd op een bepaalde manier versierd met lichteffecten.
(R)esultaat: Iedere bezoeker had zich eigenlijk aan de dresscode gehouden, dit gaf een mooie sfeer van saamhorigheid. De kroeg zag er door de lichteffecten met lasers spectaculair uit. Dit zorgde samen voor een mooi totaal plaatje.
(T)erugblik: Het thema sloeg absoluut aan bij de bezoekers en was een meerwaarde voor het feest. Het is dus gebleken dat je door creatief te zijn veel kan doen aan de sfeer tijdens een feest. Bezoekers verwachtten wat als ze ergens heen gaan. Achteraf ben ik dus zeer tevreden over het feit dat we er geen standaard carnavalsfeest van hebben gemaakt.