Hockeytoernooi

Opdrachtgever: Hockeyclub MEP, Menno Messchaert toernooicommissie.

Opdracht en rol: Het organiseren van een hockeytoernooi voor ongeveer 350 deelnemers.Verloop opdracht: Via een kennis van mij ben ik betrokken geraakt bij de organisatie en uitvoering van dit hockeytoernooi. Ik heb verschillende taken gehad en volbracht, en het is succesvol verlopen. Ik had al enige ervaring met het organiseren met een hockeytoernooi wat mij absoluut van pas is gekomen.

De ontwikkelde competenties:

In de voorbereiding.
1: Overtuigingskracht (niveau 2)
2: Verbeeldingskracht (niveau 1)
3: Netwerken (niveau 1)
4: Creativiteit (niveau 1)
5: Visie (niveau 1)

Tijdens de uitvoering:
1: oordeelsvorming (niveau 2)
2: stressbestendigheid (niveau 2)
3: marktgerichtheid (niveau 1)
4: Mondelinge communicatie (niveau 2)
5: Groepsgericht leidinggeven (niveau 2)

Voorbereiding.

Competentie: Overtuigingskracht
(S)ituatie:De competentie overtuigingskracht heb ik gebruikt bij het vinden van een sponsor. Ik heb de Rabobank benaderd om als sponsor beschikbaar te zijn voor ons hockeytoernooi om zo deels het toernooi te bekostigen.
(T)aken: Mijn taak was om een sponsor te vinden die een bijdrage wilde leveren aan ons hockeytoernooi.
(A)ctie: Ik ben persoonlijk meerdere malen op gesprek geweest bij de Rabobank. Hier heb ik uitgelegd wat ons plan was en hoe het toernooi er uit zou gaan zien. Daarnaast heb ik geprobeerd de Rabobank te overtuigen door de voordelen van hun sponsoring door te geven.
(R)esultaat: Het resultaat is dat de Rabobank een financiële bijdrage leverde voor het toernooi. Hierbij kwam het tot verschillende overeenkomsten tussen de toernooicommissie en de Rabobank.
(T)erugblik: Het vinden van een sponsor is niet altijd even makkelijk. Het is daarom van belang dat de competentie overtuigingskracht goed word nagestreefd. Bij het vinden van een sponsor moet je een bedrijf vaak overtuigen van de voordelen van de sponsoring, dat is in dit geval uitstekend gelukt.

Competentie: Verbeeldingskracht.
(S)ituatie: Er moest door de commissie een thema worden bedacht voor het toernooi. Aangezien het wereldkampioenschap voetbal de week na het toernooi zal beginnen leuk iemand het een goed idee dit als thema te gebruiken. Ik kon me goed in de gedachten van deze persoon vinden.
(T)aken: Er werd mij gevraagd om dit thema verder mee uit te breidden. Ik kon me in de gedachten van de andere persoon vinden en heb op deze manier samen het thema verder uitgewerkt.
(A)ctie: De actie die we ondernamen was het brainstormen over het thema. Wat konden we er mee gaan doen en wat was er uitvoerbaar. Hiermee hebben we de andere commissieleden een beeld gegeven van wat onze bedoeling was.
(R)esultaat: Het resultaat was dat er unaniem was besloten dat het wereldkampioenschap voetbal het thema zou moeten worden. De andere commissie leden waren overtuigt en hadden een duidelijk beeld van wat de bedoeling was rondom het thema.
(T)erugblik: Om zelf een beeld te krijgen van iemands gedachtes en om andere een beeld te geven van jou gedachten is het belangrijk goed naar elkaar te luisteren en ook goede informatie te geven. Nu was dit uitstekend verlopen. Een volgende keer zal ik nog meer proberen te zorgen dat ik overbodige informatie weg laat. Want dat schept nog meer duidelijkheid.

Competentie: Netwerken.
(S)ituatie: Voor het toernooi moest er een website gemaakt worden om deelnemers te informeren en ze via deze site te laten inschrijven. Een kennis van mij doet een opleiding voor het maken van websites. Ik bood aan om deze kennis te benaderen.
(T)aken: Ik zou mijn kennis benaderen en hem vragen of hij een website zou willen maken voor het hockeytoernooi.
(A)ctie: Ik ben bij deze kennis langs geweest en heb met hem de voorwaarden voor de site besproken. Daarna ben ik nog twee keer bij hem geweest om de site samen af te ronden zodat deze past in het plaatje van het toernooi.
(R)esultaat: De site is veel bezocht en gebruik van gemaakt. Deelnemende team hebben allemaal makkelijk kunnen inschrijven en via de site hun route gevonden naar de hockeyclub.
(T)erugblik: Een goede site is in dit geval van groot belang omdat er veel over deze site ging, inschrijvingen, route, etc. Via mijn netwerk hebben we een prima site beschikbaar kunnen stellen voor de deelnemers. Wat ik hiervan heb geleerd is dat netwerken erg handig en belangrijk zijn, zeker bij het organiseren van kleinere evenementen waarbij het niet altijd nodig is om een professionele organisatie in te huren.

Competentie: Creativiteit.
(S)ituatie: Voor het toernooi moest er een thema bedacht worden. Het moest de rode draad worden in het toernooi en aantrekkelijk zijn voor de deelnemers. Hierover hebben we met de gehele commissie nagedacht.
(T)aken: De hoofdtaak was het bedenken van een thema, toen iemand met het idee kwam om het wereldkampioenschap voetbal 2010 als thema te nemen heb ik samen met deze persoon het thema verder uitgewerkt.
(A)ctie: We hebben gebrainstormd en bedacht wat we met het thema konden. Team werden een land en moesten verkleed als dit land komen. Er werd een voetbalpenalty spel gehouden en een opblaasbaar tafelvoetbalspel ingehuurd.
(R)esultaat: De randvoorwaarden waren goed, de speelvelden en het clubhuis waren helemaal aangekleed aan de hand van het thema, ook de spellen waren ingehuurd zoals bedacht. Bovendien waren de deelnemers al voor het toernooi enthousiast over hoe zij zich zouden verkleden.
(T)erugblik: Het is volgens mijn inziens belangrijk om een thema te kiezen dat recent is. Het moet ‘in’ onder de gekozen doelgroep. Als een thema aanslaat is het evenement als deels geslaagd. Het is daarom belangrijk om creatief te zijn en met nieuwe dingen te komen. In dit geval was het thema erg geslaagd.

Competentie: Visie.
(S)ituatie: Voor deze competentie heb ik met mijn opdrachtgever van de commissie gekeken naar de voorgaande jaren, wat er goed was en wat er niet goed was. En zo hebben we gekeken wat er verbeterd moest worden.
(T)aken: Het belangrijkste was dat dit toernooi goed verliep en we niet dezelfde fouten zouden maken als voorgaande toernooien. Bij het organiseren van een evenement komen altijd problemen kijken. Het is belangrijk hiervan te leren en dat wilde wij ook doen.
(A)ctie: Wij hebben geïnformeerd bij oud-deelnemers en bij oud-organisatoren naar de problemen van voorgaande jaren. Vervolgens hebben wij deze naast onze plannen gelegd en gekeken wat we moesten verbeteren en hoe we wat het beste konden aanpakken om alles optimaal te laten verlopen.
(R)esultaat: Eerst een analyse maken aan de hand van je visie heb ik als zeer prettig ervaren. Hiermee heb je duidelijke doelen voor jezelf gesteld en weet je waar je naartoe wilt. Je voorkomt eerder gemaakte problemen en verbeterd je zelf ten opzichtte van voorgaande edities.
(T)erugblik: Door goed te kijken naar onze visie en wat we wilden hebben we veel bereikt. Het was duidelijk waar we naartoe wilde en op welke manier we dit wilde bereiken. Door onderzoek te doen en te analyseren is de kans nog groter dat deze visie succesvol is. In dit geval is dat zeker het geval geweest.

Tijdens het toernooi:

Competentie: Oordeelsvorming.
(S)ituatie: De competentie oordeelsvorming past precies bij de taak die ik toegewezen kreeg om te analyseren het succesvol het toernooi verliep. Ik moest zowel voor, als tijdens, als na het toernooi analyses maken van verschillende zaken.
(T)aken: Voor het toernooi heb ik met mijn collega al een analyse gemaakt over voorgaande edities van het toernooi om zo onze visie te ondersteunen. Deze resultaten heb ik gebruikt voor mijn oordeel. Ook na en tijdens het toernooi heb ik onderzoek gedaan.
(A)ctie: Zoals eerder aangegeven heb ik voor het toernooi al de verschillende analyses gemaakt. Dit heb ik tijdens en na het toernooi doorgezet. Ik heb over verschillende onderwerpen vragen gesteld aan verschillende groepen (sponsor, medewerkers, deelnemers, begeleiders). Deze resultaten heb ik samen met een collega vervolgens aan het einde van het toernooi samen gevoegd en tegen elkaar afgezet. Om ze verschillende zaken te beoordelen en conclusies te trekken.
(R)esultaat: Het resultaat van deze analyses en onderzoeken is prima. Er kwamen een aantal dingen aan het licht waar de organisatie geen rekening mee had gehouden en er waren ook positieve punten. Een oordeel kun je pas vormen als je de feiten voor je hebt en als je meerdere meningen hebt. In dit geval hebben wij dus van verschillende doelgroepen de mening en niet zomaar van de belangrijkste personen de mening over genomen.
(T)erugblik: Het is goed om feiten te hebben alvorens je een oordeel gaat vormen. Dan is je oordeel ergens op gebaseerd. Ik heb hiermee dus geleerd dat een kwalitatief goed onderzoek van groot belang is voor je oordeelsvorming. Je moet voordelen en nadelen tegen elkaar afzetten en verschillende punten onderzoeken. In dit geval zijn we daar in geslaagd en hebben we zinvolle oordelen over de verschillende onderwerpen van het toernooi kunnen vormen.

Competentie: Stressbestendigheid.
(S)ituatie: Tijdens het toernooi waren er ook (vrijwillige) scheidsrechters nodig. Wij hadden een aantal mensen benaderd die hadden toegezegd. Van deze 6 kwamen er vervolgens 3 niet opdagen door uiteenlopende redenen maar het toernooi moest beginnen. Dus moesten er snel vervangers gevonden worden. Ook moest het scheidsrechterschema zo snel mogelijk worden aangepast.
(T)aken: Samen met een collega moesten we zo snel mogelijk ergens minimaal 2 scheidsrechters vandaan zien te halen. Zodat de aanwezige scheidsrechters werden ontlast en het toernooi zijn doorgang kan vinden op een goede wijze.
(A)ctie: Eerst pasten we het scheidsrechter schema aan zodat de aanwezige scheidsrechters gelijk konden beginnen met fluiten en de openstaande plaatsen konden overnemen. Daarna zijn we op zoek gegaan naar mensen die capabel waren om een hockeywedstrijd te fluiten, beschikbaar waren en dit op vrijwillige basis wilde doen.
(R)esultaat: Door snel handelen hadden we gauw 2 scheidsrechters tot onze beschikking en heeft 1 iemand van de toernooicommissie de scheidsrechters ondersteund, hierdoor konden we ook het schema tijdig herstellen. De aanwezige scheidsrechters waren enthousiast en tevreden over het verloop van de wedstrijden. Ook de deelnemers waren positief over het feit dat er bij elke wedstrijd goede begeleiding was.
(T)erugblik: Wat van belang is in een situatie als deze is dat je rustig blijft en goed nadenkt over de volgorde van handelen. Wat moet er nu als eerste gebeuren? Wat heeft de prioriteit? Dat is wat ik gedaan heb in dit geval, door eerst het schema aan te passen en daarna pas op zoek te gaan naar invallers. Het belangrijkste is dat je goede afspraken moet maken met vrijwilligers en zorgt dat je hier van op aan kunt zodat je dit soort problemen voorkomt. Bovendien heb ik geleerd dat het enorm belangrijk is dat je je vrijwilligers waardeert.


Competentie: Marktgerichtheid.
(S)ituatie: Het toernooi had niet als doelstelling om winstgevend te zijn. Dit zou wel een goede bijkomstigheid zijn, van het geld zou de club dan wat kunnen ondernemen voor bijvoorbeeld een volgend toernooi.
(T)aken: Zoals ik eerder vertelde had ik een sponsor benaderd om deels het toernooi te bekostigen. Teams betalen ook zelf inleg op hockeytoernooien omdat men betaald voor het ontbijt, lunch, diner, dj op het feest, etc. Daarom heb ik onderzocht hoe duur al deze onkosten samen waren en gekeken hoe dat bij andere toernooien was. Ook moest ik mede de prijs van de consumpties bepalen.
(A)ctie: Ik heb de onkosten berekend om te zien wat we totaal kwijt waren. Vervolgens heb ik gekeken naar voorgaande toernooien en toernooien in de regio van dezelfde grote. Aan de hand hiervan is er een prijs gekomen van 27,50 euro per persoon. Tijdens het toernooi zelf waren de kosten van de consumpties 1,25 euro.
(R)esultaat: Het resultaat was dat het geld van de sponsor en het geld dat iedere deelnemer individueel betaalde voldoende was om alles rondom het toernooi te bekostigen. Het geld dat binnen kwam via de consumpties was de winst tijdens dit evenement. Deze winst is voor de hockeyclub en beschikbaar voor een volgend evenement wat de club zal gaan organiseren.
(T)erugblik: De deelnemers waren zowel tevreden over de prijs van het toernooi als over de consumptieprijs. De prijs die men betaalde voor het toernooi vond men goed, het was gemiddeld vergeleken met andere toernooien. De prijs voor de consumpties was men zeer tevreden over omdat het goedkoper was dan bij de meeste andere toernooien. Ik heb gemerkt dat het belangrijk is om te vergelijken met concurrentie als het om prijzen gaat, consumenten kijken vaak als eerst naar de prijs.

Competentie: Mondelinge communicatie.
(S)ituatie: Het toernooi vond plaats in mijn woonplaats Boxtel, ik werkte samen met mensen die ik al goed kende of al eerder had gesproken.
(T)aken: Voor en tijdens het toernooi heb ik met 3 mensen intensief samen gewerkt. Met hen heb ik het over financiën, thema, sponsoring en het wedstrijdschema gehad.
(A)ctie: Als commissie hadden we een half jaar lang eens per maand een vergadering, dit was met 8 mensen. Er werd mondeling overlegd. Met de 3 mensen waar ik meer intensief mee moest samen werken had ik wekelijks contact, dit was via een vergadering of telefonisch contact. Bijna alle communicatie rondom mijn taken is via mondelinge communicatie gebeurd.
(R)esultaat: De maandelijkse vergaderingen waren erg nuttig en essentieel. We hielpen elkaar namelijk als iemand ergens niet uitkwam en door te weten hoe de andere ervoor stonden was het een controle op de voortgang van ieders taken. Ook de extra vergaderingen met de selecte groep van samenwerken waren nuttig omdat we elkaar bevindingen nodig hadden bij de voortgang.
(T)erugblik: Mondelinge communicatie is een vorm van communicatie waar ik persoonlijk erg over te spreken ben. Het is makkelijk en snel. Wel is het zo dat het vooral goed werkt als je diegene waarmee je samenwerkt wat beter kent. Als de communicatie met iemand is die je minder goed kent zoals bijvoorbeeld een sponsor is het vaak beter om een brief of mail op te stellen. Maar in dit geval was mondelinge communicatie een juiste optie.

Competentie: Groepsgericht leidinggeven
(S)ituatie: Tijdens het toernooi was ik verantwoordelijk en had de leiding over de scheidsrechters en het horecapersoneel.
(T)aken: Mijn taak was het om ervoor te zorgen dat de (vrijwillige) scheidsrechters en het aanwezige horecapersoneel hun taken op juiste wijze uitvoerde, ze het naar hun zin hadden, op tijd in hun positie waren, en dat de bezetting voldoende was.
(A)ctie: Tijdens het toernooi heb ik door wat problemen (zie competentie stressbestendigheid) de scheidsrechters veel begeleid en instructies gegeven. Ik ben ze tegemoet gekomen en heb ze aangestuurd omdat het schema was aangepast. Ik heb de gehele 2 dagen, ook in de avond tijdens het feest, de bar in de gaten gehouden. Gekeken of er voldoende bezitting was, zelf meegeholpen en mensen taken gegeven. Als er op momenten geen werk was het ik het personeel toch op een andere manier aan het werk gezet. Dit deed ik in overleg maar ik nam wel de uiteindelijke beslissingen en bepaalde wie wat deed.
(R)esultaat: Doordat ik persoonlijk meehielp en interesse toonde in ‘mijn personeel’ was er een goede samenwerking, men kwam met problemen naar mij toe omdat ik kenbaar had gemaakt dat dit kon. Vervolgens deed ik er alles aan om dit op te lossen. Omdat men wist dat ik voor hen klaar stond kreeg ik er ook wat voor terug, er werd geluisterd en alles naar wens uitgevoerd.
(T)erugblik: Ik en de rest van de toernooi commissie met mij waren zeer tevreden over de bijdrage van de scheidsrechters en het personeel. Vrijwilligers zijn belangrijk heb ik geleerd en je moet ze respectvol behandelen maar wel duidelijk zeggen wat zij moeten doen. De personen zelf die onder mijn leiding stonden waren erg te spreken over mijn handelswijze. Ik gaf duidelijke taken, iedereen wist wat hij of zijn moest doen en wanneer. Ook het feit dat ik luisterde naar suggesties was een punt waarover men tevreden was.