Voetbalvereniging ODC Après-ski feest
Opdrachtgever: Voetbalclub ODC, Dolf van Aert lid spelers raad ODC-selectie.
Opdracht en rol: Het mee organiseren van een après-ski feest bij voetbalclub ODC uit Boxtel.Verloop opdracht: ODC is een voetbalclub uit Boxtel met ongeveer 1000 leden. Het 1e elftal voetbal op zondag in de 3e klasse. Zelf ben ik actief in dit elftal. Het 1e elftal organiseert eens per jaar samen met het 2e elftal (dit wordt gezien als één selectie) een feest. Dit feest vindt plaats na een competitiewedstrijd van het 1e elftal en is op een zondagmiddag van 16:00 uur tot 22:00 uur. Ieder jaar komen er rond de 300 bezoekers op het feest. Dit jaar was het feest op zondag 20 februari en was ik mede verantwoordelijk voor de organisatie. Dit deed ik samen met 5 andere selectiegenoten, twee bestuursleden en het hoofd van de ODC kantine. Ik heb verschillende taken uitgevoerd en volbracht en het feest is voor zowel de organisatie als de bezoekers zeer succesvol verlopen.
De ontwikkelde competenties:
In de voorbereiding.
1: Plannen en organiseren (niveau 3)
2: Mondelinge communicatie (niveau 3)
3: Marktgerichtheid (niveau 2)
4: Netwerken (niveau 2)
5: Creativiteit (niveau 2)
Tijdens de uitvoering:
1: Kwaliteitsgerichtheid (niveau 3)
2: Overtuigingskracht (niveau 2)
3: Visie (niveau 2)
Voorbereiding.
Competentie: Plannen en Organiseren
(S)ituatie: De competentie Plannen en organiseren heb ik veel toegepast. Tien weken voor het feest plaatsvond was de 1e vergadering met de organisatie. Hierbij werd ik verantwoordelijk voor de planning en de organisatie rondom vergaderingen en afspraken.
(T)aken: Mijn taak was het om vergaderingen te plannen. En iedereen op de hoogte te houden van de stand van zaken zowel mondeling als via mail. Voor deze vergaderingen moest ik een agenda maken en na afloop moest ik duidelijk kunnen maken wat de nieuwe plannen waren en wie wat moest gaan doen.
(A)ctie: Er zijn in totaal vier vergaderingen geweest. Deze heb ik gepland en ik heb ervoor gezorgd dat iedereen op de hoogte was van deze vergaderingen. Tijdens deze vergaderingen gaf ik alle aanwezigen een duidelijke agenda. Na afloop zorgde ik ervoor dat de gemaakte afspraken op papier kwamen en deze mailde ik vervolgens rond naar de gehele organisatie. Voor mezelf heb ik alles gedocumenteerd zodat er altijd kan worden terug gekeken.
(R)esultaat: Het resultaat was dat ieder lid van de organisatie telkens op tijd wist waar en wanneer er vergaderd zou worden. Dit zorgde ervoor dat er een goede opkomst was. De vooraf gemaakte agenda zorgde voor een duidelijke en overzichtelijke vergadering. De mail met afspraken achteraf was eveneens belangrijk. Iedereen was zich bewust van zijn taken en kon altijd terug kijken mocht men wat zijn vergeten.
(T)erugblik: Door mijn eerdere ervaringen bij andere projecten en op school is alles erg goed verlopen. Het plannen en organiseren van vergaderingen en het aanleggen van documenten betreffende een planning of afspraken is iets wat ik goed beheers.
Competentie: Mondelinge communicatie
(S)ituatie: Mondelinge communicatie is een competentie waarvan ik heb gemerkt dat deze bij veel projecten steeds weer terug komt. Zo ook bij dit project. In vergaderingen, gesprekken met mijn netwerken, overleg met het hoofd van de kantine, het benaderen van bezoekers/klanten. Steeds weer was er mondelinge communicatie.
(T)aken: Bij de vergaderingen voerde ik vaak het woord omdat ik belangrijk was voor de planning en de afspraken. Maar ook was ik betrokken bij het benaderen van een dj waarmee ik persoonlijk heb gecommuniceerd. Bovendien heb ik via mondelinge communicatie bezoekers/klanten moeten benaderen.
(A)ctie: In de vergaderingen was ik vaak aan het woord en ik overleg met de rest van de organisatie. Op het feest waren twee dj’s actief waarvoor ik verantwoordelijk was. Deze twee dj’s heb ik benaderd. Dit is geheel verlopen via mondelinge communicatie. Met hun heb ik afspraken gemaakt over hoelang zij muziek zouden draaien, de vergoeding die zij hiervoor zouden krijgen en het genre van de muziek. Verder heb ik veel mondeling gecommuniceerd met leden, supporters en andere betrokken bij ODC om naar het feest toe te komen. Ik heb deze mensen overtuigd van de kwaliteit van het feest en van het feit dat zij dit niet mochten missen.
(R)esultaat: Het resultaat was dat de vergaderingen goed te volgen waren voor de leden van de organisatie. De afspraken met de twee dj’s waren duidelijk en goed gecommuniceerd en veel klanten waren tevreden over de persoonlijke manier van benaderen en waren aanwezig bij het feest.
(T)erugblik: De competentie mondelinge communicatie is een competentie die ik mijn inziens goed beheers. Van zowel de dj’s als verschillende klanten kreeg ik complimenten over de manier waarop ik afspraken heb gemaakt en met deze mensen ben omgegaan. Ik heb gemerkt dat dit ook deels ervaring is en hoe vaker je mondeling communiceert, hoe beter je hierin word.
Competentie: Marktgerichtheid
(S)ituatie: De competentie heb ik op meerder manieren toegepast. Zowel met prijsafspraken rondom het feest (dj en consumptieprijzen) als het inwinnen van informatie rondom het geven van een après-ski feest.
(T)aken: De twee dj’s die deze avond zijn ingehuurd om te zorgen voor de muziek waren mijn verantwoordelijkheid, hieronder viel ook de afspraak voor de vergoeding die zij zouden ontvangen. Verder was ik betrokken bij de aankleding van het feest en de prijsafspraken met het hoofd van de kantine. Omdat er, anders dan normaal, pullen drank zouden worden verkocht moest er een prijs komen voor een pul bier/fris/wijn.
(A)ctie: De vergoeding van de twee dj’s was een kwestie van onderzoek. Ik wist dat zij eerder op feesten hadden gedraaid bij andere sportclubs. Deze clubs heb ik gebeld en ik heb navraag gedaan over de vergoeding die zij hadden betaald. Voor de aankleding van het feest en de prijzen voor de consumpties ben ik langs de bedrijfsleider geweest van een kroeg in Boxtel. Deze kroeg geeft jaarlijks een (zeer succesvol) après-ski feest. Bij deze bedrijfsleider heb ik informatie ingewonnen over hoe de accommodatie aan te kleden. Ook sprak ik met hem over de consumptieprijzen die hij hanteerde.
(R)esultaat: Het resultaat was dat ik in overleg met het bestuur en de dj’s een vergoeding kon vaststellen die reëel was. Ook kon ik aan de rest van organisatie uitleg geven over de aankleding. Met het hoofd van de kantine besprak ik vervolgens de consumptieprijzen. De prijs was voor zowel de club als de klanten aantrekkelijk.
(T)erugblik: Het is belangrijk dat de beslissingen die je neemt over de verschillende onderwerpen ergens op zijn gebaseerd. Daarom heb ik gemerkt dat het belangrijk is om feiten te verzamelen. Ook het inwinnen van informatie van een specialist/expert is mij goed bevallen. In het vervolg zal ik dat absoluut nog meer gaan doen.
Competentie: Netwerken
(S)ituatie:De netwerken die ik heb gebruikt rondom dit project zijn belangrijk geweest voor mijn rol in de organisatie. Mede dankzij mijn netwerken is het feest geslaagd.
(T)aken: Bij de 1e vergadering heb ik aangegeven twee dj’s te kennen die zouden kunnen komen draaien op het feest. Ik werd verantwoordelijk gesteld voor dat onderdeel van de organisatie. Ook bij het vaststellen van de consumptieprijzen (een taak waar ik medeverantwoordelijk voor was) en de verdere organisatie rondom de aankleding van een après-ski feest heb gebruik gemaakt van mijn netwerken. Deze netwerken heb ik uitgebreid.
(A)ctie: Bij het regelen van de dj’s heb ik gebruik gemaakt van mijn netwerken. Een van deze twee dj’s ken ik persoonlijk en het was eenvoudig deze telefonisch te benaderen voor een afspraak. Omdat ik wist dat zij eerder zijn ingehuurd op feesten van andere sportclubs heb ik (bestuurs)leden gecontact van deze sportclubs om informatie te vergaren over deze twee dj’s. Omdat ik mede verantwoordelijk was voor de afspraken rondom de consumptieprijzen en de aankleding van het feest heb een afspraak gehad met de bedrijfsleider van een kroeg uit Boxtel. Ik kwam in contact met deze bedrijfsleider via een personeelslid van deze kroeg. Dit personeelslid ken ik persoonlijk.
(R)esultaat: Het resultaat is voor mij zeer positief. Niet alleen was de organisatie tevreden over het feit dat mijn netwerken zorgde voor voortgang in het project. Ook persoonlijk heb ik er wat aan gehad. Bij het benaderen van andere sportclubs voor informatie werd ik vaak doorverwezen naar leden van feestcommissie van deze clubs. Ik heb zo contactgegevens en informatie opgedaan. Via het personeelslid van de kroeg uit Boxtel kwam ik in contact met de bedrijfsleider van deze kroeg. Deze bedrijfsleider heeft mij veel informatie verschaft.
(T)erugblik: Netwerken zijn belangrijk in het bedrijfsleven. Zowel op grote als kleine schaal. Steeds weer merk ik het belang van netwerken bij het organiseren van evenement. Ik zal moeten blijven werken aan het uitbreiden van mijn netwerken. De nieuwe netwerken die ik heb opgedaan bij dit project zal ik in de toekomst waarschijnlijk weer gaan gebruiken.
Competentie: Creativiteit
(S)ituatie: Tijdens de 1e vergadering werd er een thema voor het feest gekozen. Besloten werd dat het een après-ski feest zou gaan worden. Buiten alleen de gebruikelijke aankleding rondom een feest kwam ik met idee voor speciale consumpties. Drank werd geschonken in pullen en ik stelde voor om de klanten eten aan te bieden dat gerelateerd was aan het feest.
(T)aken: Samen met een ander lid van de organisatie zou ik zorgen voor de aankleding en de speciale consumpties. Voor de aankleding van het feest heb ik overlegd met de bedrijfsleider van een kroeg in Boxtel die bekend is met het geven van après-ski feesten. Via deze bedrijfsleider kwam ik deels aan aankleding voor de kantine en konden we gebruik maken van het glaswerk (pullen) waarover deze kroeg beschikt. Om voor eten te zorgen dat gerelateerd was aan het feest ben ik in overleg gegaan met het hoofd van de kantine.
(A)ctie: Samen met meerde leden van de organisatie hebben we de kantine aangekleed in de après-skisfeer. Hier hebben we twee dagen voor vrij gemaakt in de week voor het feest. Het glaswerk heb ik de dag voor het feest opgehaald en in de kantine geplaatst. In opdracht van mij hebben andere leden van de organisatie boodschappen gedaan om te zorgen voor de eetbare consumpties. Na het opbouwen was de kantine veranderd in een après-ski bar.
(R)esultaat: Het resultaat van een goede aankleding was merkbaar. De belevenis van de aanwezige klanten was zoals deze vooraf was bedoeld. De klanten waande zich in een après-ski bar. De aftrek van de consumpties was hoog en de vorm van deze consumpties werkte ook mee aan de beleving van de klanten. Dit vernieuwende idee pakte dus goed uit.
(T)erugblik: Een vernieuwende aanpak is belangrijk. Klanten willen graag wat unieks en nieuws meemaken. Het idee van de consumpties die waren gerelateerd aan het thema van het feest heeft dan ook goed gewerkt. In het vervolg zal ik bij de organisatie van een evenement elke keer weer op zoek gaan naar een vernieuwend en creatief idee.
Tijdens de uitvoering.
Competentie: Kwaliteitsgericht
(S)ituatie: Tijdens het feest en bij de evaluatie achteraf heb ik genoteerd wat er wel en niet goed ging. Zodat we als ons als organisatie in het vervolg kunnen verbeteren. Tijdens het feest heb ik mijn eigen aanpak ook verbeterd/veranderd.
(T)aken: Tijdens het feest heb ik zelf geholpen waar ik kon. Achter de bar, in de keuken en bij het ondersteunen van de dj’s. Zo kon ik zien wat er tijdens het feest wel en niet goed verliep. Hier kon ik dan gelijk wat aan doen of dit meenemen naar de evaluatie. Als organisatie hadden we een evaluatie gepland de week na het feest.
(A)ctie: Tijdens het feest was ik betrokken bij de dj’s en het barpersoneel. Als ik tijdens het feest dingen zag die niet goed verliepen heb ik daar gelijk werk van gemaakt waar mogelijk. Dit deed ik door mijn eigen aanpak te verbeteren of andere te sturen. Voor de geplande evaluatie heb ik tijdens het feest al wat aantekeningen gemaakt.
(R)esultaat: Het resultaat is als je, zoals in dit geval, voortdurend bezig bent met het bevorderen van je prestaties de kwaliteit van je evenement omhoog gaat. Als je inziet dat iets niet zo loopt zoals het zou moeten dan moet je in staat zijn dit direct aan te passen of dit op te slaan om er later van te leren. Het resultaat van het noteren van de sterke en zwakke punten was dat we als organisatie een geslaagde evaluatie hadden waarin we in de toekomst verder mee kunnen.
(T)erugblik: Het is belangrijk om tijdens een evenement te zien wat je goed en fout doet. Als je dit voor jezelf goed duidelijk maakt kun je hier in het vervolg veel van profiteren. Het tijdens het feest noteren van ontwikkelingen, die zowel goed als minder goed verliepen, is een manier van werken die goed bij mij is bevallen.
Competentie: Overtuigingskracht
(S)ituatie: Zoals aangegeven zou het feest tot 22:00 uur duren. De kantine stond om 22:00 uur echter nog helemaal vol en de klanten wilden graag nog wat uren door feesten.
(T)aken: Aan mij de taak om zowel de twee dj’s als het hoofd van de kantine ervan te overtuigen om heft feest tot maximaal 23:30 uur voort te zetten. Dit in opdracht en overleg met andere leden van de organisatie.
(A)ctie: Allereerst ben ik gaan praten met het hoofd van de kantine. Hij zag al snel in dat de klanten bleven consumeren en het goed voor de kassa zou zijn om wat langer door te gaan. De drie barmedewerkers die op vrijwillige basis aan het werk waren werd gevraagd of zij problemen hadden om door te werken. Ik overtuigende deze mensen van het belang voor de club en zij wilde daarom graag wat langer werken. De twee dj’s moest ik beide overtuigen om wat langer door te gaan. Zij gaven in eerste instantie aan dit niet te willen omdat zij de volgende dag al vroeg verplichtingen hadden. Ik overtuigde de dj’s om met ze af te spreken dat zij niet mee hoefde op te ruimen en zij gelijk na het laatste nummer naar huis konden gaan. Ook liet ik ze inzien dat ze er erg veel klanten een plezier mee zouden doen en dat goed was voor hun reputatie.
(R)esultaat: Ondanks dat de twee dj’s niet meteen erg enthousiast waren was dit een positieve ontwikkeling voor alle partijen. De klanten waren tevreden, de kantine draaide een nog hogere omzet en de dj’s werkte aan hun reputatie.
(T)erugblik: Het overtuigen van mensen is een eigenschap die ik denk goed te beheersen. Al heb je dit niet altijd zelf in de hand. Er speelt altijd een andere partij een rol. Daarom is het belangrijk dit soort situaties zoveel mogelijk te vermijden door vooraf afspraken te maken. In de toekomst zal ik afspraken over een eindtijd dan ook anders aanpakken. Een uitlooptijd incalculeren is hierbij een optie.
Competentie: Visie
(S)ituatie: De competentie visie heb ik vooral tijdens de evaluatie achteraf geëtaleerd. De kennis die ik op heb gedaan tijdens het feest stelde mij in staat om aan plannen te denken voor de toekomst.
(T)aken: Voor de evaluatie die we als organisatie een week na het feest hadden ingepland heb ik tijdens het feest informatie ingewonnen. Dit deed ik door te kijken naar mijn eigen functioneren, het functioneren van andere organisatieleden en het informeren bij klanten over het verloop van het feest.
(A)ctie: Ik noteerde wat zowel ik als andere organisatieleden goed of minder goed deden. Ik noteerde wat er terecht kwam van de vooraf gemaakte plannen en afspraken. En ik won informatie in bij klanten tijdens het feest over wat zij vonden van de ontwikkelingen. Na het feest heb ik gekeken naar de verschillende trends en ontwikkelingen van feesten bij sportclubs en deze bevindingen genoteerd.
(R)esultaat: Met al mijn verzamelde informatie ben ik vervolgens naar de evaluatie gegaan. Tijdens deze evaluatie werden belangrijke punten besproken. De focust werd gelegd op de toekomst. Hoe kunnen we het feest van 2012 nog succesvoller maken dan de editie van 2011. Verbeterpunten zijn vervolgens genoteerd en deze worden meegenomen naar de toekomst.
(T)erugblik: Achteraf gezien heb ik na en tijdens het feest informatie ingewonnen die ik ook vooraf had kunnen inwinnen. Dat is dus een punt dat voor verbetering vatbaar is. Wat wel erg positief is, is dat we als organisatie duidelijke plannen hebben voor de toekomst. De plannen gaan over wat er beter moet en waar de mogelijkheden liggen in de toekomst.
Opdrachtgever: Voetbalclub ODC, Dolf van Aert lid spelers raad ODC-selectie.
Opdracht en rol: Het mee organiseren van een après-ski feest bij voetbalclub ODC uit Boxtel.Verloop opdracht: ODC is een voetbalclub uit Boxtel met ongeveer 1000 leden. Het 1e elftal voetbal op zondag in de 3e klasse. Zelf ben ik actief in dit elftal. Het 1e elftal organiseert eens per jaar samen met het 2e elftal (dit wordt gezien als één selectie) een feest. Dit feest vindt plaats na een competitiewedstrijd van het 1e elftal en is op een zondagmiddag van 16:00 uur tot 22:00 uur. Ieder jaar komen er rond de 300 bezoekers op het feest. Dit jaar was het feest op zondag 20 februari en was ik mede verantwoordelijk voor de organisatie. Dit deed ik samen met 5 andere selectiegenoten, twee bestuursleden en het hoofd van de ODC kantine. Ik heb verschillende taken uitgevoerd en volbracht en het feest is voor zowel de organisatie als de bezoekers zeer succesvol verlopen.
De ontwikkelde competenties:
In de voorbereiding.
1: Plannen en organiseren (niveau 3)
2: Mondelinge communicatie (niveau 3)
3: Marktgerichtheid (niveau 2)
4: Netwerken (niveau 2)
5: Creativiteit (niveau 2)
Tijdens de uitvoering:
1: Kwaliteitsgerichtheid (niveau 3)
2: Overtuigingskracht (niveau 2)
3: Visie (niveau 2)
Voorbereiding.
Competentie: Plannen en Organiseren
(S)ituatie: De competentie Plannen en organiseren heb ik veel toegepast. Tien weken voor het feest plaatsvond was de 1e vergadering met de organisatie. Hierbij werd ik verantwoordelijk voor de planning en de organisatie rondom vergaderingen en afspraken.
(T)aken: Mijn taak was het om vergaderingen te plannen. En iedereen op de hoogte te houden van de stand van zaken zowel mondeling als via mail. Voor deze vergaderingen moest ik een agenda maken en na afloop moest ik duidelijk kunnen maken wat de nieuwe plannen waren en wie wat moest gaan doen.
(A)ctie: Er zijn in totaal vier vergaderingen geweest. Deze heb ik gepland en ik heb ervoor gezorgd dat iedereen op de hoogte was van deze vergaderingen. Tijdens deze vergaderingen gaf ik alle aanwezigen een duidelijke agenda. Na afloop zorgde ik ervoor dat de gemaakte afspraken op papier kwamen en deze mailde ik vervolgens rond naar de gehele organisatie. Voor mezelf heb ik alles gedocumenteerd zodat er altijd kan worden terug gekeken.
(R)esultaat: Het resultaat was dat ieder lid van de organisatie telkens op tijd wist waar en wanneer er vergaderd zou worden. Dit zorgde ervoor dat er een goede opkomst was. De vooraf gemaakte agenda zorgde voor een duidelijke en overzichtelijke vergadering. De mail met afspraken achteraf was eveneens belangrijk. Iedereen was zich bewust van zijn taken en kon altijd terug kijken mocht men wat zijn vergeten.
(T)erugblik: Door mijn eerdere ervaringen bij andere projecten en op school is alles erg goed verlopen. Het plannen en organiseren van vergaderingen en het aanleggen van documenten betreffende een planning of afspraken is iets wat ik goed beheers.
Competentie: Mondelinge communicatie
(S)ituatie: Mondelinge communicatie is een competentie waarvan ik heb gemerkt dat deze bij veel projecten steeds weer terug komt. Zo ook bij dit project. In vergaderingen, gesprekken met mijn netwerken, overleg met het hoofd van de kantine, het benaderen van bezoekers/klanten. Steeds weer was er mondelinge communicatie.
(T)aken: Bij de vergaderingen voerde ik vaak het woord omdat ik belangrijk was voor de planning en de afspraken. Maar ook was ik betrokken bij het benaderen van een dj waarmee ik persoonlijk heb gecommuniceerd. Bovendien heb ik via mondelinge communicatie bezoekers/klanten moeten benaderen.
(A)ctie: In de vergaderingen was ik vaak aan het woord en ik overleg met de rest van de organisatie. Op het feest waren twee dj’s actief waarvoor ik verantwoordelijk was. Deze twee dj’s heb ik benaderd. Dit is geheel verlopen via mondelinge communicatie. Met hun heb ik afspraken gemaakt over hoelang zij muziek zouden draaien, de vergoeding die zij hiervoor zouden krijgen en het genre van de muziek. Verder heb ik veel mondeling gecommuniceerd met leden, supporters en andere betrokken bij ODC om naar het feest toe te komen. Ik heb deze mensen overtuigd van de kwaliteit van het feest en van het feit dat zij dit niet mochten missen.
(R)esultaat: Het resultaat was dat de vergaderingen goed te volgen waren voor de leden van de organisatie. De afspraken met de twee dj’s waren duidelijk en goed gecommuniceerd en veel klanten waren tevreden over de persoonlijke manier van benaderen en waren aanwezig bij het feest.
(T)erugblik: De competentie mondelinge communicatie is een competentie die ik mijn inziens goed beheers. Van zowel de dj’s als verschillende klanten kreeg ik complimenten over de manier waarop ik afspraken heb gemaakt en met deze mensen ben omgegaan. Ik heb gemerkt dat dit ook deels ervaring is en hoe vaker je mondeling communiceert, hoe beter je hierin word.
Competentie: Marktgerichtheid
(S)ituatie: De competentie heb ik op meerder manieren toegepast. Zowel met prijsafspraken rondom het feest (dj en consumptieprijzen) als het inwinnen van informatie rondom het geven van een après-ski feest.
(T)aken: De twee dj’s die deze avond zijn ingehuurd om te zorgen voor de muziek waren mijn verantwoordelijkheid, hieronder viel ook de afspraak voor de vergoeding die zij zouden ontvangen. Verder was ik betrokken bij de aankleding van het feest en de prijsafspraken met het hoofd van de kantine. Omdat er, anders dan normaal, pullen drank zouden worden verkocht moest er een prijs komen voor een pul bier/fris/wijn.
(A)ctie: De vergoeding van de twee dj’s was een kwestie van onderzoek. Ik wist dat zij eerder op feesten hadden gedraaid bij andere sportclubs. Deze clubs heb ik gebeld en ik heb navraag gedaan over de vergoeding die zij hadden betaald. Voor de aankleding van het feest en de prijzen voor de consumpties ben ik langs de bedrijfsleider geweest van een kroeg in Boxtel. Deze kroeg geeft jaarlijks een (zeer succesvol) après-ski feest. Bij deze bedrijfsleider heb ik informatie ingewonnen over hoe de accommodatie aan te kleden. Ook sprak ik met hem over de consumptieprijzen die hij hanteerde.
(R)esultaat: Het resultaat was dat ik in overleg met het bestuur en de dj’s een vergoeding kon vaststellen die reëel was. Ook kon ik aan de rest van organisatie uitleg geven over de aankleding. Met het hoofd van de kantine besprak ik vervolgens de consumptieprijzen. De prijs was voor zowel de club als de klanten aantrekkelijk.
(T)erugblik: Het is belangrijk dat de beslissingen die je neemt over de verschillende onderwerpen ergens op zijn gebaseerd. Daarom heb ik gemerkt dat het belangrijk is om feiten te verzamelen. Ook het inwinnen van informatie van een specialist/expert is mij goed bevallen. In het vervolg zal ik dat absoluut nog meer gaan doen.
Competentie: Netwerken
(S)ituatie:De netwerken die ik heb gebruikt rondom dit project zijn belangrijk geweest voor mijn rol in de organisatie. Mede dankzij mijn netwerken is het feest geslaagd.
(T)aken: Bij de 1e vergadering heb ik aangegeven twee dj’s te kennen die zouden kunnen komen draaien op het feest. Ik werd verantwoordelijk gesteld voor dat onderdeel van de organisatie. Ook bij het vaststellen van de consumptieprijzen (een taak waar ik medeverantwoordelijk voor was) en de verdere organisatie rondom de aankleding van een après-ski feest heb gebruik gemaakt van mijn netwerken. Deze netwerken heb ik uitgebreid.
(A)ctie: Bij het regelen van de dj’s heb ik gebruik gemaakt van mijn netwerken. Een van deze twee dj’s ken ik persoonlijk en het was eenvoudig deze telefonisch te benaderen voor een afspraak. Omdat ik wist dat zij eerder zijn ingehuurd op feesten van andere sportclubs heb ik (bestuurs)leden gecontact van deze sportclubs om informatie te vergaren over deze twee dj’s. Omdat ik mede verantwoordelijk was voor de afspraken rondom de consumptieprijzen en de aankleding van het feest heb een afspraak gehad met de bedrijfsleider van een kroeg uit Boxtel. Ik kwam in contact met deze bedrijfsleider via een personeelslid van deze kroeg. Dit personeelslid ken ik persoonlijk.
(R)esultaat: Het resultaat is voor mij zeer positief. Niet alleen was de organisatie tevreden over het feit dat mijn netwerken zorgde voor voortgang in het project. Ook persoonlijk heb ik er wat aan gehad. Bij het benaderen van andere sportclubs voor informatie werd ik vaak doorverwezen naar leden van feestcommissie van deze clubs. Ik heb zo contactgegevens en informatie opgedaan. Via het personeelslid van de kroeg uit Boxtel kwam ik in contact met de bedrijfsleider van deze kroeg. Deze bedrijfsleider heeft mij veel informatie verschaft.
(T)erugblik: Netwerken zijn belangrijk in het bedrijfsleven. Zowel op grote als kleine schaal. Steeds weer merk ik het belang van netwerken bij het organiseren van evenement. Ik zal moeten blijven werken aan het uitbreiden van mijn netwerken. De nieuwe netwerken die ik heb opgedaan bij dit project zal ik in de toekomst waarschijnlijk weer gaan gebruiken.
Competentie: Creativiteit
(S)ituatie: Tijdens de 1e vergadering werd er een thema voor het feest gekozen. Besloten werd dat het een après-ski feest zou gaan worden. Buiten alleen de gebruikelijke aankleding rondom een feest kwam ik met idee voor speciale consumpties. Drank werd geschonken in pullen en ik stelde voor om de klanten eten aan te bieden dat gerelateerd was aan het feest.
(T)aken: Samen met een ander lid van de organisatie zou ik zorgen voor de aankleding en de speciale consumpties. Voor de aankleding van het feest heb ik overlegd met de bedrijfsleider van een kroeg in Boxtel die bekend is met het geven van après-ski feesten. Via deze bedrijfsleider kwam ik deels aan aankleding voor de kantine en konden we gebruik maken van het glaswerk (pullen) waarover deze kroeg beschikt. Om voor eten te zorgen dat gerelateerd was aan het feest ben ik in overleg gegaan met het hoofd van de kantine.
(A)ctie: Samen met meerde leden van de organisatie hebben we de kantine aangekleed in de après-skisfeer. Hier hebben we twee dagen voor vrij gemaakt in de week voor het feest. Het glaswerk heb ik de dag voor het feest opgehaald en in de kantine geplaatst. In opdracht van mij hebben andere leden van de organisatie boodschappen gedaan om te zorgen voor de eetbare consumpties. Na het opbouwen was de kantine veranderd in een après-ski bar.
(R)esultaat: Het resultaat van een goede aankleding was merkbaar. De belevenis van de aanwezige klanten was zoals deze vooraf was bedoeld. De klanten waande zich in een après-ski bar. De aftrek van de consumpties was hoog en de vorm van deze consumpties werkte ook mee aan de beleving van de klanten. Dit vernieuwende idee pakte dus goed uit.
(T)erugblik: Een vernieuwende aanpak is belangrijk. Klanten willen graag wat unieks en nieuws meemaken. Het idee van de consumpties die waren gerelateerd aan het thema van het feest heeft dan ook goed gewerkt. In het vervolg zal ik bij de organisatie van een evenement elke keer weer op zoek gaan naar een vernieuwend en creatief idee.
Tijdens de uitvoering.
Competentie: Kwaliteitsgericht
(S)ituatie: Tijdens het feest en bij de evaluatie achteraf heb ik genoteerd wat er wel en niet goed ging. Zodat we als ons als organisatie in het vervolg kunnen verbeteren. Tijdens het feest heb ik mijn eigen aanpak ook verbeterd/veranderd.
(T)aken: Tijdens het feest heb ik zelf geholpen waar ik kon. Achter de bar, in de keuken en bij het ondersteunen van de dj’s. Zo kon ik zien wat er tijdens het feest wel en niet goed verliep. Hier kon ik dan gelijk wat aan doen of dit meenemen naar de evaluatie. Als organisatie hadden we een evaluatie gepland de week na het feest.
(A)ctie: Tijdens het feest was ik betrokken bij de dj’s en het barpersoneel. Als ik tijdens het feest dingen zag die niet goed verliepen heb ik daar gelijk werk van gemaakt waar mogelijk. Dit deed ik door mijn eigen aanpak te verbeteren of andere te sturen. Voor de geplande evaluatie heb ik tijdens het feest al wat aantekeningen gemaakt.
(R)esultaat: Het resultaat is als je, zoals in dit geval, voortdurend bezig bent met het bevorderen van je prestaties de kwaliteit van je evenement omhoog gaat. Als je inziet dat iets niet zo loopt zoals het zou moeten dan moet je in staat zijn dit direct aan te passen of dit op te slaan om er later van te leren. Het resultaat van het noteren van de sterke en zwakke punten was dat we als organisatie een geslaagde evaluatie hadden waarin we in de toekomst verder mee kunnen.
(T)erugblik: Het is belangrijk om tijdens een evenement te zien wat je goed en fout doet. Als je dit voor jezelf goed duidelijk maakt kun je hier in het vervolg veel van profiteren. Het tijdens het feest noteren van ontwikkelingen, die zowel goed als minder goed verliepen, is een manier van werken die goed bij mij is bevallen.
Competentie: Overtuigingskracht
(S)ituatie: Zoals aangegeven zou het feest tot 22:00 uur duren. De kantine stond om 22:00 uur echter nog helemaal vol en de klanten wilden graag nog wat uren door feesten.
(T)aken: Aan mij de taak om zowel de twee dj’s als het hoofd van de kantine ervan te overtuigen om heft feest tot maximaal 23:30 uur voort te zetten. Dit in opdracht en overleg met andere leden van de organisatie.
(A)ctie: Allereerst ben ik gaan praten met het hoofd van de kantine. Hij zag al snel in dat de klanten bleven consumeren en het goed voor de kassa zou zijn om wat langer door te gaan. De drie barmedewerkers die op vrijwillige basis aan het werk waren werd gevraagd of zij problemen hadden om door te werken. Ik overtuigende deze mensen van het belang voor de club en zij wilde daarom graag wat langer werken. De twee dj’s moest ik beide overtuigen om wat langer door te gaan. Zij gaven in eerste instantie aan dit niet te willen omdat zij de volgende dag al vroeg verplichtingen hadden. Ik overtuigde de dj’s om met ze af te spreken dat zij niet mee hoefde op te ruimen en zij gelijk na het laatste nummer naar huis konden gaan. Ook liet ik ze inzien dat ze er erg veel klanten een plezier mee zouden doen en dat goed was voor hun reputatie.
(R)esultaat: Ondanks dat de twee dj’s niet meteen erg enthousiast waren was dit een positieve ontwikkeling voor alle partijen. De klanten waren tevreden, de kantine draaide een nog hogere omzet en de dj’s werkte aan hun reputatie.
(T)erugblik: Het overtuigen van mensen is een eigenschap die ik denk goed te beheersen. Al heb je dit niet altijd zelf in de hand. Er speelt altijd een andere partij een rol. Daarom is het belangrijk dit soort situaties zoveel mogelijk te vermijden door vooraf afspraken te maken. In de toekomst zal ik afspraken over een eindtijd dan ook anders aanpakken. Een uitlooptijd incalculeren is hierbij een optie.
Competentie: Visie
(S)ituatie: De competentie visie heb ik vooral tijdens de evaluatie achteraf geëtaleerd. De kennis die ik op heb gedaan tijdens het feest stelde mij in staat om aan plannen te denken voor de toekomst.
(T)aken: Voor de evaluatie die we als organisatie een week na het feest hadden ingepland heb ik tijdens het feest informatie ingewonnen. Dit deed ik door te kijken naar mijn eigen functioneren, het functioneren van andere organisatieleden en het informeren bij klanten over het verloop van het feest.
(A)ctie: Ik noteerde wat zowel ik als andere organisatieleden goed of minder goed deden. Ik noteerde wat er terecht kwam van de vooraf gemaakte plannen en afspraken. En ik won informatie in bij klanten tijdens het feest over wat zij vonden van de ontwikkelingen. Na het feest heb ik gekeken naar de verschillende trends en ontwikkelingen van feesten bij sportclubs en deze bevindingen genoteerd.
(R)esultaat: Met al mijn verzamelde informatie ben ik vervolgens naar de evaluatie gegaan. Tijdens deze evaluatie werden belangrijke punten besproken. De focust werd gelegd op de toekomst. Hoe kunnen we het feest van 2012 nog succesvoller maken dan de editie van 2011. Verbeterpunten zijn vervolgens genoteerd en deze worden meegenomen naar de toekomst.
(T)erugblik: Achteraf gezien heb ik na en tijdens het feest informatie ingewonnen die ik ook vooraf had kunnen inwinnen. Dat is dus een punt dat voor verbetering vatbaar is. Wat wel erg positief is, is dat we als organisatie duidelijke plannen hebben voor de toekomst. De plannen gaan over wat er beter moet en waar de mogelijkheden liggen in de toekomst.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten